Wszystkie przedsiębiorstwa państwowe i niepaństwowe zobowiązane są do archiwizacji i przechowywania dokumentów. Procesowi archiwizacji polegają wszystkie dokumenty, które powstają podczas prowadzenia działalności gospodarczej. Archiwizuje się nie tylko dokumenty niejawne, ale również te, których jawność nie jest w żaden sposób ograniczona. Jak prawidłowo dokonywać archiwizacji i przechowywać dokumenty firmowe?
Archiwizacja - na czym polega?
Archiwizacja dokumentów to nic innego jak zbieranie dokumentów przedsiębiorstwa, a następnie ich klasyfikacja i zabezpieczanie w celu przechowywania ich przez określony czas. Długość okres archiwizacji uzależniona jest od rodzaju dokumentów i ściśle określona przez obowiązujące w Polsce prawo. Dokumenty archiwizowane są klasyfikowane wg odpowiedniego klucza, poprzez nadanie im oznaczeń literowych. Po ustaniu ustawowego okresu archiwizacji dokumenty przekazywane są do zniszczenia. Proces ten musi być przeprowadzony w taki sposób, aby zawarte w dokumentach dane nie dostały się w niepowołane ręce.
Jak długo należy przechowywać dokumenty?
Różne rodzaje dokumentów trzeba przechowywać przez określony czas. Specjalista z firmy Arch-dok wyjaśnia jak długo należy przechowywać konkretne dokumenty:
Dokumentację związaną z księgowością i z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych przechowujemy przez okres, co najmniej pięciu lat, od momentu zakończenia danego roku podatkowego. Jeżeli zaś chodzi o kwestię dokumentacji pracowniczej, jej obowiązkowe przechowywanie jest nieco dłuższe. Dokumenty na podstawie, których obliczana jest wysokość renty, czy emerytury, archiwizujemy przez co najmniej pięćdziesiąt lat, licząc od ostatniego przepracowanego przez daną osobę roku.
Każdy przedsiębiorca powinien mieć tę świadomość, że za brak archiwizacji koniecznych dokumentów, naraża się na konsekwencje prawne. Urząd Skarbowy, a także inne instytucje, często domagają się wglądu w dokumentację firmy. Jeśli dane dokumenty nie będą odpowiednio długo przechowywane to, według przepisów prawa przedsiębiorca może zostać ukarany karą grzywny, jeżeli nie wyda dokumentacji, o którą poprosi instytucja państwowa.
Oferta firmy
Arch-dok od wielu lat specjalizuje się w archiwizacji, przechowywaniu i niszczeniu dokumentów. Swoim klientom oferuje pełen zakres usług w tej dziedzinie. Jako rzetelna i profesjonalna firma gwarantuje wykonanie kompleksowych usług zgodnie z obowiązującymi przepisami i normami oraz dochowanie pełnej tajemnicy archiwizowanych treści, niszczonych i przechowywanych dokumentów. Firma Arch-dok ma siedzibę w Łodygowicach, ale nie ogranicza się do danego zasięgu terytorialnego i wszystkie swoje usługi świadczy na terenie całej Polski.
