Wspólnota Mieszkaniowa danego budynku lub całego osiedla jest zobowiązana do dbałości o nieruchomość zarówno w zakresie techniczno-wizualnym, jak i dokumentacyjnym oraz finansowym. Czynności związane z pierwszym z wymienionych określa się mianem administrowania. To niezwykle istotne, aby lokatorom mieszkało się komfortowo w danym obiekcie. Niekiedy warto powierzyć te zadania firmie zewnętrznej.
Czym różni się administrowanie od zarządzania?
Bardzo często pojęcie administrowania nieruchomością jest używane zamiennie z zarządzaniem nią. Jest to powszechnie popełniany błąd, ponieważ z rzeczywistości te dwie sfery, choć się przenikają, znacznie się od siebie różnią. Administrowanie to znacznie węższa grupa czynności, mająca na celu przede wszystkim dbałość o bieżące sprawy jednego bądź wielu budynków mieszkalnych, które podlegają danemu podmiotowi. Zarządzane z kolei, poza czynnościami wchodzącymi w zakres administrowania, wiąże się również na przykład z przygotowywaniem projektów uchwał wraz z ich opiniowaniem. W przeciwieństwie do administratora zarządca ma prawo reprezentować interesy Wspólnoty Mieszkaniowej przed różnymi organami.
Co obejmuje administrowanie?
Jak już zostało wyjaśnione, to konkretne czynności, które są związane z bieżącym utrzymaniem nieruchomości w dobrym stanie technicznym oraz wizualnym. Stąd też wyznaczony podmiot, na przykład firma Administrator z Warszawy, będzie dbać o sprawy takie jak między innymi:
- utrzymanie porządku części wspólnych oraz terenu wokół nieruchomości,
- przeprowadzanie obowiązkowych przeglądów technicznych budynku oraz jego instalacji;
- monitorowanie ewentualnych awarii i ich niezwłoczne usuwanie;
- prowadzenie dziennika korespondencji;
- pobieranie opłat czynszowych od lokatorów nieruchomości.
Do wykonywania poszczególnych prac, takich jak sprzątanie czy też konserwacja poszczególnych elementów administratorzy zatrudniają wykwalifikowanych specjalistów z firm zewnętrznych, czuwając jednocześnie nad poprawną realizacją zlecenia. Dodatkowo w zakresie ich kompetencji leży kontrolowanie dostarczania niezbędnych mediów do obiektu, a także terminowego wywozu odpadów.
Kiedy powierzyć administrację firmie zewnętrznej?
Należy zaznaczyć, że Wspólnoty Mieszkaniowe to jednostki, które tworzą właściciele lokali (nie z własnością spółdzielczą) znajdujących się w danym budynku mieszkalnym. Są oni zobowiązani do powołania zarządu, który zajmie się właśnie wyżej wymienionymi obowiązkami. Niemniej jednak w natłoku codziennych, prywatnych spraw na te związane z zarządzaniem i nadzorem administracyjnym może brakować czasu, a w konsekwencji będą zaniedbywane. Aby uniknąć takiej sytuacji, a jednocześnie zadbać, by obiekt spełniał oczekiwania jego mieszkańców, warto powierzyć tę kwestię podmiotowi zewnętrznemu, czyli firmie zajmującej się tego typu usługami. To tam znajdziemy bowiem osoby kompetentne, mające z reguły duże doświadczenie w zakresie administrowania powierzchnią mieszkalną. To rozwiązanie odciąży Wspólnotę Mieszkaniową w jej działalności, a jednocześnie pozwoli na kompleksową obsługę nieruchomości, również w zakresie zarządzania.