Na finiszu inwestycji roboty mogą być już zakończone, a mimo to formalne zamknięcie budowy potrafi przeciągać się tygodniami. Powód często jest bardzo prosty: brakuje dokumentu, potwierdzenia, protokołu albo kompletnej informacji dotyczącej wcześniej wykonanych prac.

Problem zwykle nie zaczyna się jednak na końcu inwestycji. Powstaje dużo wcześniej – wtedy, gdy dokumentacja nie nadąża za tym, co rzeczywiście dzieje się na placu budowy.

Dlaczego dokumenty zostają na koniec?

Zespół techniczny na budowie ma przede wszystkim realizować inwestycję. Kierownicy, inżynierowie i osoby odpowiedzialne za poszczególne zakresy robót zajmują się wykonaniem, koordynacją, rozwiązywaniem bieżących problemów, kontaktami z wykonawcami i pilnowaniem harmonogramu.

Tymczasem równolegle powstaje duża liczba dokumentów, potwierdzeń i materiałów, które będą potrzebne kilka tygodni lub miesięcy później. Jeżeli nikt nie pilnuje, łatwo dochodzi do sytuacji, w której fizycznie wykonane roboty są już zakończone, ale ich formalne i dokumentacyjne zamknięcie nadal pozostaje otwarte.

Co najczęściej komplikuje zakończenie inwestycji?

Na końcowym etapie często okazuje się, że część dokumentów znajduje się u wykonawcy, część została przesłana w korespondencji mailowej, część pozostaje u osób prowadzących poszczególne zakresy, a niektórych materiałów trzeba dopiero szukać.

Dokumentacja powinna powstawać razem z inwestycją

Nie oznacza to jednak dokładania kolejnych obowiązków osobom technicznym. Wręcz przeciwnie – odpowiednie rozdzielenie odpowiedzialności pozwala zespołowi budowy skoncentrować się na realizacji robót, podczas gdy osobno prowadzona jest kontrola dokumentacyjna inwestycji.

Dzięki temu znacznie wcześniej można zauważyć, że określonych materiałów brakuje, wymagają uzupełnienia albo powinny zostać pozyskane od wykonawcy jeszcze przed zakończeniem jego prac.

Kiedy zbierać dokumenty od wykonawców?

Najlepiej wtedy, kiedy dany zakres prac jest jeszcze realizowany lub właśnie został zakończony. Po kilku miesiącach uzyskanie brakującego dokumentu może być trudniejsze. Kluczowe jest takie prowadzenie dokumentacji, aby można było ocenić jej kompletność i odpowiednio wcześnie reagować na braki.

Dlatego w C&M Support pracuję w oparciu o opracowany system organizacji i archiwizacji dokumentacji budowy, dostosowywany do konkretnej inwestycji i jej zakresu.

Jego zadaniem jest zapewnienie ciągłości pomiędzy tym, co dzieje się na placu budowy, a dokumentacją, która będzie potrzebna podczas odbiorów i zamknięcia projektu.

Gdzie zaczyna się moja rola?

Nie zastępuję kierownika budowy, projektanta ani osób podejmujących decyzje techniczne. Uzupełniam ich pracę w obszarze, na który przy intensywnej realizacji często po prostu brakuje czasu.

Podczas gdy zespół techniczny koncentruje się na wykonaniu robót, ja dbam o stronę organizacyjną i dokumentacyjną procesu.

Pozwala to ograniczyć sytuacje, w których inżynier zamiast zajmować się problemem technicznym spędza kilka godzin na przeszukiwaniu poczty i korespondencji w poszukiwaniu dokumentu sprzed kilku miesięcy.

Zakres wsparcia może obejmować organizację dokumentacji bieżącej, kontrolę jej kompletności, koordynację pozyskiwania brakujących materiałów oraz przygotowanie dokumentów do dalszego procesu odbiorowego.

Dlaczego warto zrobić to wcześniej?

Im bliżej zakończenia inwestycji, tym mniej czasu pozostaje na odzyskiwanie brakujących dokumentów.

Jeżeli dokumentacja jest prowadzona na bieżąco, końcowy etap nie rozpoczyna się od ustalania, czego właściwie brakuje. Większość materiałów została już wcześniej zgromadzona i uporządkowana, a zespół może skoncentrować się na rzeczywistym zamknięciu inwestycji.

Dobra organizacja dokumentów nie jest więc dodatkową biurokracją. Ma odciążyć osoby techniczne, zmniejszyć ryzyko braków i sprawić, aby formalna część inwestycji nadążała za tym, co zostało wykonane na budowie.