Każdy z nas regularnie otrzymuje dokumenty z poufnymi informacjami. Mogą to być wyciągi bankowe, odcinki wypłaty czy pokwitowanie. Wyrzucenie tych papierów do kosza nie wystarczy, aby uchronić się przed nielegalnym lub nieetycznym wykorzystaniem informacji przez osoby postronne. Aby w pełni zabezpieczyć się przed nieprawnym użyciem dokumentów i akt, konieczne jest ich całkowite zniszczenie.
Okres przechowywania akt – niszczenie dokumentów
Najważniejszym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę przed zniszczeniem pliku, jest długość jego cyklu przechowywania. Zarówno przedsiębiorstwa, jak i osoby prywatne, są prawnie odpowiedzialne za trzymanie dokumentów przez określony czas. Przykładowo, deklaracje podatkowe, pocztowe potwierdzenia nadania czy potwierdzenia elektroniczne, powinny być magazynowane przez 5 lata, podczas gdy dokumentacje pracownicze należy zachować przez okres 10 lat. Jeśli obawiasz się, że nie masz wystarczającej wiedzy, aby przeprowadzić pełną procedurę audytową w celu określenia cykli przechowywania dokumentów, rozważ skorzystanie z usług firmy zarządzającej dokumentacją. Profesjonalny usługodawca skontroluje wszystkie dokumenty, upewniając się, że przedsiębiorca zachowuje zgodność z wymogami prawnymi.
Bezpieczne niszczenie dokumentów – o tym musisz wiedzieć
Utylizacja dokumentów to pewny i bezpieczny sposób na pozbycie się wrażliwej dokumentacji i ochronę poufnych danych. Jeśli dysponujesz dużą ilością przeterminowanych akt, warto pomyśleć o zleceniu ich zniszczenia specjalistycznej firmie, takiej jak Karat Recykling. Pierwszym etapem niszczenia dokumentacji jest umieszczenie akt w zamkniętym pojemniku odbieranym przez pracowników firmy odzyskującej odpady. W czasie przewożenia papierowych akt każda informacja powinna być dobrze zabezpieczona, dlatego wskazane jest skrócenie czasu między odbiorem akt a ich utylizacją.
Nowoczesne niszczarki gwarantują szybką i efektywną utylizację dokumentów, która uniemożliwia ponowne odczytanie informacji, dzięki czemu cała procedura jest zgodna z wymogami RODO.