Obieg dokumentów to zdecydowanie jeden z najgorszych obowiązków w każdej firmie, zwłaszcza jeśli chodzi o zarządzanie produkcją. I choć nie jest on trudny, może pochłaniać mnóstwo czasu. Niewłaściwy obieg dokumentów może również narażać przedsiębiorcę na dodatkowe koszty. Tradycyjne metody są coraz częściej wypierane przez innowacyjne systemy. Na czym polegają i dlaczego warto wdrożyć je w swojej firmie?

Tradycyjny obieg dokumentów

Zarządzanie produkcją samo w sobie nie jest łatwym zadaniem i potrzeba sporo specjalistycznej wiedzy w zakresie logistyki, aby przedsiębiorstwo dobrze funkcjonowało. Tradycyjny obieg dokumentów w formie papierowej to zmora wielu właścicieli firm. Papierowe dokumenty mogą łatwo ulec zniszczeniu lub zagubieniu. Jedną z największych zalet jest również czas, który jest potrzebny na przenoszenie dokumentów pomiędzy poszczególnymi osobami i działami. Być może na samym początku działania zakładu produkcyjnego nie będzie wiele problemów z tradycyjnym obiegiem, ale z czasem dokumentacja zacznie się piętrzyć i można łatwo się w niej pogubić.

Innowacyjne rozwiązania

Obecnie coraz więcej firm odchodzi od systemu tradycyjnego i decyduje się na elektroniczny obieg. Kilkoma kliknięciami i w ułamku sekundy można przesłać dokumenty z jednego urządzenia na drugie, bez względu na odległość. Sprawne zarządzanie tego typu procesami oferuje między innymi firma Novacura, która stworzyła narzędzia do dowolnej modyfikacji i konfiguracji systemów biznesowych. Dzięki temu elektroniczny obieg dokumentów może przebiegać szybko, sprawnie i bezpiecznie. O wiele łatwiejsze jest nie tylko ich przesyłanie, ale również archiwizowanie.

Zalety elektronicznego obiegu

Nie bez powodu elektroniczny obieg dokumentów powoli zastępuje tradycyjny. Jego największe zalety to przede wszystkim:

  • Szybkość – jak zostało już wspomniane, przekazywanie dokumentów zachodzi ekspresowo.
  • Bezpieczeństwo – nie trzeba obawiać się, że dokumenty ulegną zniszczeniu w czasie obiegu. Można łatwo je edytować i powielać.
  • Mobilność – stały dostęp do dokumentów w dowolnym miejscu m.in. przy pomocy komputera, tabletu oraz smartfonu.

W dzisiejszych czasach duży nacisk kładzie się również na ekologię. Na przygotowanie dokumentacji zużywa się ogrom papieru, co stanowi ogromne obciążenie dla środowiska naturalnego. Zdecydowanie jest na elektroniczny obieg dokumentów to doskonały sposób na ograniczenie masowej wycinki drzew. Papier do drukowania dokumentów musi być wysokiej jakości, dlatego rzadko kiedy pochodzi z recyklingu.