Szkolenia i konferencje to nieodłączne elementy, które budują pozytywny wizerunek firmy i pozwalają rozwijać kompetencje pracowników. Ich prawidłowa organizacja przekłada się zatem na zyskanie uznania wśród podwładnych, jak również partnerów biznesowych. Kluczową kwestię stanowi dobry dobór miejsca, które zapewni wszelkie udogodnienia uczestnikom oraz bezproblemowy przebieg wydarzenia. O czym zatem powinni pamiętać organizatorzy?

Rodzaje spotkań biznesowych

Na różne typy spotkań branżowych wymiennie mówi się firmowe, służbowe lub właśnie biznesowe. Mogą się one jednak zdecydowanie różnić od siebie formą, wielkością, ale przede wszystkim celem. Z tego względu nieco inaczej będzie przebiegać organizacja, a co za tym idzie także odpowiedni dobór lokalizacji. Pod pojęciem spotkania biznesowego kryją się zatem:

      • konferencje,
      • kongresy,
      • targi,
      • szkolenia,
      • imprezy integracyjne.

      Najczęściej jednak pod pojęciem spotkań biznesowych kryją się konferencje oraz szkolenia. O ile niewielkie meetingi da się przeprowadzić w siedzibie firmy, jeśli dysponuje ona odpowiednią salą i zapleczem technicznym, o tyle przedsięwzięcia na większą skalę wymagają wynajęcia większej przestrzeni. Do tego idealnie nadają się hotele nastawione na przyjmowanie klientów biznesowych jak na przykład Hotel Warszawianka znajdujący się pod Warszawą. Trzeba przy tym pamiętać, aby rezerwacji dokonać ze stosownym wyprzedzeniem.

      Cechy dobrego miejsca na event firmowy

      Warto mieć na uwadze, że dobrze przygotowane wydarzenie tego rodzaju pozwala budować pozytywny wizerunek marki zarówno w oczach pracowników, jak i kontrahentów. Po określeniu orientacyjnej liczby jego uczestników, tematyki oraz celu, można przejść do wyboru właściwej lokalizacji. Na jej wybór wpływ będzie mieć kilka istotnych czynników. Pierwszy z nich stanowi wygodny dojazd. Zaproszeni goście nie powinni mieć problemu z dotarciem pod wskazany adres, dlatego miejsce nie powinno znajdować się zbyt daleko od centrum miasta, a także takich punktów jak lotnisko czy dworzec kolejowy – ewentualnie być dobrze z nimi skomunikowane.

      Druga kwestia to właściwe zaplecze techniczne. Eventy przeznaczone dla większej liczby uczestników, zwłaszcza szkolenia czy konferencje muszą być przeprowadzone w przystosowanych do tego warunkach. Mowa tutaj o dostatecznie dużej sali z nagłośnieniem audio, mikrofonem, projektorem i ekranem, flipchartem, dostępem do Internetu, a także wygodnymi siedzeniami i stolikami, co umożliwi swobodne sporządzanie notatek przez słuchaczy. Należy także zwrócić uwagę na oświetlenie, akustykę sali konferencyjnej – sposób rozchodzenia się dźwięku po pomieszczeniu – a także obecność klimatyzacji, która pozwoli utrzymać komfortową temperaturę we wnętrzu także podczas upalnych dni.

      Czas na przerwę i lunch

      Dobrze zaplanowana konferencja lub szkolenie powinny zostać podzielone na bloki, w których odbędą się po 3-4 wystąpienia prelegentów. To czas, w którym uczestnicy są w stanie zachować skupienie. Następnie należy uwzględnić przerwę na posiłek. I to kolejny aspekt, o jaki muszą zadbać organizatorzy. Z tego względu też dobrze sprawdzają się hotele biznesowe, ponieważ poza w pełni profesjonalnie wyposażonymi pomieszczeniami konferencyjnymi, oferują usługi gastronomiczne. Z pewnością w trakcie całodniowego spotkania trzeba zapewnić co najmniej jeden ciepły posiłek. Dobrze widziane są także przekąski w formie szwedzkiego stołu lub kawa i herbata ze słodkim poczęstunkiem. Należy zaznaczyć, że lepiej unikać organizowania jakiegokolwiek spotkania biznesowego bezpośrednio w restauracji. Miejsce to bowiem nie zapewnia odpowiednich warunków pozwalających na przykład spokojnie omówić sprawy firmowe.

      Nocleg i dodatkowe atrakcje dla uczestników

      Nie tylko wyjazdy integracyjne obligują do zapewnienia uczestnikom miejsca noclegowego. O tym organizatorzy muszą również pomyśleć w przypadku kilkudniowych szkoleń. W teorii tę kwestię można pominąć, jednak nie będzie to profesjonalne, ponadto spowoduje zdecydowanie mniejsze zainteresowanie takim eventem. To kolejny atut organizacji spotkania w hotelu nastawionym na klientów biznesowych. Jedno miejsce jest bowiem w stanie zagwarantować zaproszonym gościom zarówno efektywne uczestnictwo w prelekcjach, jak i komfortowy wypoczynek. Co ważne, takie kompleksy dają także wiele możliwości spędzenia wolnego czasu poza szkoleniami, na przykład w strefie SPA czy też na klubowym parkiecie. Ponadto są najczęściej położone w malowniczych okolicach, z reguły niedaleko akwenów wodnych, a co za tym idzie, umożliwiają wypoczynek także na świeżym powietrzu.