Dokumenty towarzysza nam w codziennym życiu. Jedne są bardzo ważne, inne mniej. Jednak niezależnie od tego czym zajmujemy się na co dzień, to mamy do czynienia z ogromną ilością dokumentów. Najwięcej dokumentacji muszą gromadzić właściciele firm i przedsiębiorstw, ponieważ muszą mieć udokumentowane wszystkie procesy i transakcje nawet po ich zakończeniu. Odpowiednie przechowywanie dokumentacji to nie lada wyzwanie, ponieważ powinna ona być tak archiwizowana i przechowywana, aby móc szybko znaleźć potrzebne dokumenty.
Porządek w dokumentach to podstawa
Niezależnie od tego czy firma jest mała, czy rozbudowana ilość dokumentacji, jaka jest w codziennym obiegu, jest bardzo duża. Faktury, rachunki, umowy, dowody wpłat, certyfikaty, świadectwa, procedury, instrukcje i wiele innych dokumentów firmowych musi być gromadzone i odpowiednio przechowywane przez firmę. Czas przechowywania określonego rodzaju dokumentów ściśle określa prawo. W zależności od tego czego dokumenty dotyczą, trzeba je przechowywać przez rok, dwa lata lub więcej. Przechowywanie tego typu informacji powinno być dobrze zorganizowane. Jednak nie zawsze w firmie jest na to czas. Często też osoby się tym zajmujące nie mają odpowiedniej wiedzy, w jaki sposób prowadzi się poprawnie archiwizację dokumentacji. Dlatego bardzo dobrym rozwiązaniem jest zlecenie organizacji archiwum firmie, która posiada w tym doświadczenie. Archi-Krak archiwizacja dokumentów Danuta Kowalska w swojej ofercie ma takie archiwizacyjne usługi jak:
tworzenie i prowadzenie archiwów,
organizacja systemów przechowywania dokumentacji,
porządkowanie istniejących archiwów,
archiwizacja akt,
skanowanie dokumentów,
transport archiwów.
Przewożenie archiwalnych dokumentów musi być wykonane w odpowiednich warunkach. Muszą być one odpowiednio zabezpieczone oraz przewóz powinien odbywać się pojazdem, który również posiada zabezpieczenia. Często w archiwach znajdują się dokumenty z bardzo wrażliwymi danymi dotyczącymi firmy. Dlatego też ich przewóz powinien być prawidłowo zorganizowany.
Bezpieczne niszczenie dokumentów
Czasem ilość niepotrzebnej już dokumentacji jest bardzo duża. Samodzielna jej utylizacja może być uciążliwa. Profesjonalne firmy, które zajmują się archiwizacją dokumentów, mają również w swoich usługach niszczenie dokumentacji. Ogólnie osoby pracujące z dokumentami archiwalnymi powinny mieć odpowiednie uprawnienia archiwalne. Warto to sprawdzić, zanim rozpoczniemy współpracę z daną firmą. Osoby, które będą zajmowały się niszczeniem firmowych dokumentów, powinny podpisać klauzulę o zachowaniu poufności, a dokumenty powinny być niszczone w niszczarce bezpośrednio w siedzibie klienta.