Do czego służą biura projektów?

2019-05-14

Biuro projektów to specjalnie powołana struktura organizacyjna, odpowiedzialna za wsparcie i zaplanowanie prac zespołów projektowych zajmujących się określoną realizacją. Może również stanowić oddzielną część Biura Zarządzania Projektem. Jeśli zatem planujesz ważne lub duże przedsięwzięcie, skorzystaj koniecznie z oferowanych przez nie usług. Przedstawiamy zatem jego najważniejsze zadania.

Podstawowe funkcje biur projektowych

Biuro Projektu może przynosić zarówno wsparcie dla procesu sprzedaży, jak i przygotowania planu do wykonania, a także nadzorować jego przeprowadzenie. Nadzorowane są m.in. terminy, koszty, jakość, zakres oraz korzyści przekazywane w postaci raportów.

Spełnia też 3 główne funkcje:

  1. Bieżącego zarządzania działaniami,
  2. Portfelowe: strategiczne,
  3. Centrum doskonalenia zarządzania.

Ze względu na sposób organizacji oraz przyjętej terminologii może być nazywane:

1. Biurem:

  • Zarządzania,
  • Programów,
  • Wsparcia,

2. Centrum:

  • Doskonalenia,
  • Zarządzania,

3. Grupą zarządzania projektami.

Obowiązki obsługi biura oraz menedżera

Na zespół tworzący tego typu organizację składają się:

  • Menedżer,
  • Obsługa biura,
  • Menedżerowie zespołów.

Budują go doświadczeni projektanci posiadający odpowiednie uprawnienia. Dlatego też warto sprawdzić oferowane przez nich usługi projektowe

Do głównych zadań menedżera i obsługi należą:

  • Zorganizowanie i zarządzanie projektami,
  • Kontrola harmonogramu działań: dokładne zaplanowanie w czasie określonych zadań oraz potrzebnych do realizacji zasobów,
  • Połączenie i współdziałanie planów,
  • Przygotowanie wysokopoziomowego planu: w ścisłej współpracy z menedżerami zespołów,
  • Obserwacja i zarządzanie: alokacji oraz zużycia zasobów,
  • Zaplanowanie i przeprowadzenie zespołowych spotkań,
  • Tworzenie i doręczanie raportów z postępu prac realizacyjnych: komitetu sterującego lub innego organu,
  • Pertraktacje oraz rozwiązywanie problemów: w zakresie współpracy,
  • Modyfikacja wniosków w sprawie zmian w działaniu,
  • Przygotowanie wszystkiego do zamknięcia.

Czym dokładnie zajmują się biura projektowe?

Funkcje przez nie pełnione związane są od potrzeb przeprowadzania oraz tzw. specyfiki realizowanych działań. Zaliczają się do nich:

1. Wsparcie projektów w administracji:

  • Zarządzanie: dokumentacją oraz podwykonawcami,
  • Tworzenie tzw. informatorium,

2. Monitoring przebiegu planu:

  • Kontrola postępu prac,
  • Przekazywanie raportów,
  • Identyfikacja oraz ocena stopnia ryzyka,
  • Zarządzanie zmianami,
  • Badania jakości wykonania,

3. Zarządzanie portfelem:

  • Metodyka firmowa: planowanie i rozwój,
  • Rozbudowa zarządzeń i ich standaryzacja,

4. Kierowanie zasobami ludzkimi:

  • Przeprowadzanie szkoleń,
  • Dobór pracowników i odpowiedzialność za ich rozwój,
  • Doradztwo oraz konsultacje.

Dodatkowo biuro projektowe powinno udostępnić kierownikowi potrzebne oprogramowanie komputerowe. Wtedy będzie możliwe wygodne prowadzenie dziennika oraz wszelkich potrzebnych rejestrów: ryzyka, zagadnień, czy jakości. Oprócz tego może przekazywać szablony i przykłady planów oraz wszelkie potrzebne informacje. Jeśli zatem planujesz duży projekt przy różnych zespołach, skorzystaj koniecznie z profesjonalnych usług.