Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest do archiwizowania dokumentów księgowych, które są tworzone podczas prowadzenia działalności. Bardzo istotne jest jednak zachowanie w nich odpowiedniego porządku, a także przechowywanie ich przez określony czas. W przeciwnym razie właściciela firmy, który nie dopełni tego obowiązku, mogą czekać przykre konsekwencje. Odpowiadamy, jak prawidłowo archiwizować dokumenty księgowe!

Jakie dokumenty księgowe muszą być archiwizowane?

Jeśli chcesz się nauczyć poprawnie archiwizować dokumenty księgowe, przede wszystkim musisz wiedzieć, jakie dane powinny być przechowywane. W ich zakres wchodzą:

  • sprawozdania finansowe,

  • księgi rachunkowe,

  • jednolite pliki kontrolne,

  • dokumenty źródłowe (faktury, dokumenty inwentaryzacyjne),

  • dokumenty podatkowe (np. deklaracje podatkowe).

Biura rachunkowe, takie jak Duet, pomagają swoim klientom w archiwizacji wszystkich niezbędnych danych przez określony czas.

Zasady poprawnej archiwizacji dokumentów księgowych

Dokumenty księgowe przede wszystkim muszą być przechowywane w zorganizowanym porządku. Dostęp do nich na wypadek kontroli lub innej potrzeby musi być łatwy i wygodny, a znalezienie potrzebnych informacji powinno przebiegać sprawnie. Trwałe i odpowiednio zabezpieczone przed wprowadzaniem do nich zmian kompletne zbiory mogą być tworzone na nośnikach informatycznych, a większość dokumentów źródłowych może zostać zdigitalizowana.

Bardzo istotne jest jednak, by mieć możliwość ich odtworzenia w przyszłości. Przykładowo, jeśli używasz laptopa bez CD-ROMu, dokumenty przechowuj na dysku zewnętrznym lub pendrivie, a nie płycie CD. Zbiory danych mogą być również archiwizowane w formie fizycznej w postaci wydruków.

Ile czasu powinny być przechowywane dokumenty księgowe?

Terminy przechowywania dokumentów księgowych są odgórnie ustalone i powinien ich przestrzegać każdy przedsiębiorca. Wynoszą one odpowiednio:

  • 5 lat – zeznania i inne dokumenty podatkowe,

  • 5 lub 10 lat – dokumenty ZUS,

  • 10 lub 50 lat – dokumentacja pracownicza.

Każdy właściciel działalności, chcąc zachować porządek w archiwizowanych dokumentach, powinien zdecydować się na pomoc w prowadzeniu jednoosobowej działalności lub spółki ze strony biura rachunkowego. Dzięki temu będziesz miał pewność, że wszystko przechowywane jest w poprawny sposób, a Ty będziesz mógł skupić się na ważniejszych dla rozwoju firmy kwestiach.