Obowiązek archiwizacji dokumentów dotyczy zarówno firm państwowych, jak i niepaństwowych. Każdy właściciel firmy zobowiązany jest przestrzegać przepisów i przez ustawowy czas przechowywać takie dokumenty. Po upływie tego okresu firma może zniszczyć takie dokumenty. Co warto wiedzieć o ich archiwizacji wykonywanej przez firmę Dokument?
Jak prawidłowo archiwizować dokumenty?
Archiwizacja dokumentów to ich umiejętne przechowywanie zgodnie z państwowymi przepisami. Każdy z nich musi być sklasyfikowany i zabezpieczony. Dokumenty firmowe posiadają specjalne oznaczania. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest ich uporządkowanie w taki sposób, by w przypadku kontroli szybko je odnaleźć. Jak powinna prawidłowo przebiegać archiwizacja dokumentów. Należy zacząć od ich podziału na właściwe kategorie. Dokumenty oznaczone symbolem A wyróżnia ogromna wartość historyczna i nie można ich zniszczyć. Dokumenty oznaczone literą B oznaczają wszelką dokumentację niearchiwalną. Przy tej kategorii występuje liczba, będąca liczbą lat, po której od zakończenia sprawy dokumentację należy zniszczyć. Obecność symboli BC to nic innego jak dokumentacja, którą można zniszczyć i nie trzeba takich zbiorów oddawać firmie utylizacyjnej. Papiery oznaczone dokumentem BE + cyfra to nic innego jak dokumenty, które należy jeszcze szczegółowo przeanalizować, zanim zostaną zniszczone. Po analizie można nadać im inny stopień klasyfikacji lub poddać utylizacji. Terminy przechowywania dokumentów określają poszczególne ustawy. Aby prawidłowo archiwizować dokumenty, należy posiadać do tego celu wyznaczone miejsce, pozwalające na przechowywanie dokumentacji bez możliwości wglądu w nią przez osoby niepowołane. W takim archiwum najlepiej porządkować dokumentację według określonego klucza, posługując się także stworzonym wykazem akt, który pozwoli uniknąć chaosu i umożliwi pozbycie się zbędnych dokumentów.
Niszczenie dokumentacji
Po upływie okresu obowiązkowej archiwizacji każda firma może zdecydować się na niszczenie dokumentów, ale należy to zrobić bardzo dokładnie, aby informacje przedsiębiorstwa nie zostały ujawnione osobom niepowołanym. W myśl RODO, jeśli dokument zawiera dane osobowe, powinien zostać zniszczony bezzwłocznie po okresie swojej przydatności. Utylizacja dokumentów musi odbywać się w sposób zgodny z prawem i zachowaniem norm bezpieczeństwa. Prawidłowa archiwizacja i przechowywania są kluczem do uniknięcia kar grzywny lub więzienia w przypadku stwierdzenia nieścisłości w procesach firmowych, bądź podczas kontroli organów państwowych.
Fachowa oferta
Firma Dokument Biuro Archiwalne-Depozyt Akt specjalizuje się w kompleksowej obsłudze dokumentacji zakładów pracy. W ofercie znajdują się usługi przyjmowania depozytów aktowych zarówno dla zakładów czynnych, jak i tych w likwidacji lub upadłości. Firma zajmuje się również porządkowaniem dokumentacji, przeprowadzaniem procedury brakowania, czyli niszczenia dokumentów, oraz opracowywaniem przepisów kancelaryjno-archiwalnych, takich jak instrukcje kancelaryjne i jednolite rzeczowe wykazy akt. Ponadto, Dokument prowadzi archiwa i składnice akt na zlecenie oraz wykonuje kwerendy archiwalne.
