Jak wygląda zarządzanie projektem?

2019-05-15

Realizacja projektu to wieloetapowy proces, który wymaga zaplanowania i zaangażowania wszystkich komórek firmy. Czym właściwie jest i co dokładnie należy uwzględnić przy jego planowaniu? Czy budżet powinien nas ograniczać, jeśli potrzebujemy pomocy specjalnych służb? Jak właściwie wygląda zarządzanie projektem? I wreszcie, jakie są kolejne fazy działań prowadzących do jego realizacji?

Czym jest projekt i jak wygląda jego organizacja?

Jego wykonanie wymaga utworzenia struktury osobowej na pewien czas i jej dostosowanie do struktury organizacyjnej. Według jednej z obowiązujących metodyk projektem nazywa się:

  • Środowisko zarządzania, które powstało w celu zapewnienia realizacji jednego lub więcej produktów (biznesowych),
  • Trwająca w określonym czasie organizacja, umożliwiająca produkcję wyjątkowego, danego wyniku, przy równocześnie wyznaczonych zasobach.

Na czym polega zarządzanie projektem?

Zarządzanie projektami to proces kierowany przez osobę odpowiedzialną za planowanie oraz monitoring wyznaczonych zadań, a także za dokonanie właściwej alokacji wybranych środków. Kieruje się przy tym właściwymi technikami oraz metodami, pozwalającymi na realizację zamierzeń w wyznaczonym terminie i za pomocą dostępnych kosztów.

Na alokację środków składają się:

  • Zasoby: finansowe i ludzkie,
  • Wyposażenie.

Realizacja musi być zgodna z zawartą umową. W tym celu należy określić:

  • Projekt: jego przedmiot, koszt i czas wykonania,
  • Oczekiwania i potrzeby,
  • Inne wymagania.

Struktura i kapitał

Budżet zależy przede wszystkim od obowiązujących zasad wewnętrznego rozliczania się pomiędzy danymi sekcjami firmy. Właściwie określony kosztorys, zawierający wszystkie koszty ułatwia znacznie kierowanie zespołem, a zatem motywowanie czy sprowadzenie specjalistów z zewnątrz. Zastąpienie dobrego, ale drogiego pracownika tańszym i nie do końca doświadczonym ze względu na ograniczony budżet, nie zawsze jest dobrym pomysłem. Wpływa to niekorzystnie na prace realizacyjne i ich wynik. Z pewnością pomoże w tym przypadku biuro projektowe.

Plan przeznaczonych środków pieniężnych musi uwzględniać:

  • Materialne zakupy: produkty i narzędzia,
  • Infrastrukturę: np. lokale biurowe czy narzędzia komunikacji,
  • Wynagrodzenie osób biorących udział w przedsięwzięciu.

Etapy zarządzania projektem

Fazy jego przeprowadzania obejmują:

1. Definiowanie.

Zawiera następujące czynności:

  • Zaprojektowanie początkowej struktury,
  • Wyrażenia opinii na temat wykonalności realizacji,
  • Wyznaczenia kierownika i członków zespołu,
  • Wyjściowe oszacowanie kosztów,
  • Określenie: celu, wstępnej charakterystyki oraz parametrów (jakości i wyników),

2. Opracowanie.

Polega na zebraniu oraz przygotowaniu niezbędnych informacji do realizacji prac. Taki plan może być stworzony w formie jednego lub grupy dokumentów i zawierać:

  • Budżet,
  • Harmonogram: planowanych prac razem z podziałem zadań,
  • Zakres projektu: wszystkie prace prowadzące do jego wykonania.

3. Realizację.

Istotne w tej fazie jest sprawowanie kontroli nad zespołem przez kierownika, którego zadania są tożsame z funkcjami menedżera. Planowaniem, organizacją, kierowaniem oraz monitoringiem prac zajmują się np. biura projektowe.

4. Kontrolę,

5. Zamknięcie.

Działania zamykające zarządzanie projektem obejmują sporządzenie specjalnego dokumentu, składającego się z jego:

  • Tytułu,
  • Daty zakończenia (faktycznej),
  • Przyczyn zamknięcia,
  • Wyników realizacji.

Po wszystkim należy go jeszcze ocenić.

Warto pomyśleć o wynajęciu osób z zewnątrz firmy lub ich zatrudnieniu na stałe. Dobrze jest się wówczas zastanowić nad potrzebami i zakresem działań zakładu. Możliwe, że do realizacji celów będą potrzebne pomocnicze służby.