Czynności administracyjne związane z kadrami i płacami są zwykle nie tylko czasochłonne, ale także niezwykle uciążliwe dla przedsiębiorców. W takim przypadku stajemy przed wyborem - zatrudnić dodatkowych pracowników do ich obsługi lub zlecić te zadania firmie zewnętrznej. Outsourcing jest coraz popularniejszą opcją, co nie jest zaskakujące, ponieważ zewnętrzne usługi kadrowo-płacowe są najlepszym rozwiązaniem dla każdej firmy.

Kadry i płace w firmie - kto się tym zajmuje?

W dużych przedsiębiorstwach zazwyczaj wszystkie sprawy związane z pracownikami załatwiane są przez działy kadrowo-płacowe. W mniejszych firmach pracownikami może zajmować się jedna osoba - tzw. dział personalny, jednak nie zawsze opłaca się zatrudniać osoby odpowiedzialne za zasoby ludzkie. Dlatego coraz bardziej popularny staje się tzw. outsourcing usług. Outsourcing polega na wynajęciu firmy zewnętrznej do wykonywania specjalistycznych prac. Takie rozwiązanie zwykle skutkuje niższymi kosztami. Outsourcing usług księgowych jest jednym z najczęstszych przejawów tego zjawiska. Doskonałym przykładem biura, które świadczy tego typu usługi, jest European Concept Consulting z Łodzi.

Obsługa kadrowo-płacowa - na czym polega?

Innymi słowy, świadczona na rzecz spółki obsługa kadrowo-płacowa obejmuje prowadzenie akt pracowniczych oraz wykonywanie szerokiego zakresu obowiązków związanych z kadrami i płacami.

Jakie czynności wchodzą w skład takich usług?

  • obsługa rozliczeń ZUS,
  • opracowywanie listy prac i prowadzenie dokumentacji związanej z wynagrodzeniami,
  • rozliczanie urlopów i delegacji,
  • przygotowywanie, rozliczanie i archiwizowanie umów o pracę i umów cywilnoprawnych,
  • przygotowywanie sprawozdań rocznych o dochodach i odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy,
  • wystawienia świadectw pracy, zaświadczeń itp.,
  • nadzór nad sprawami związanymi z BHP i badaniami lekarskimi,
  • doradztwo z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi.

Zakres ten można rozszerzyć, stosownie do wymagań instytucji księgowych oraz potrzeb przedsiębiorców. W ramach obsługi kadrowo-płacowej księgowi mogą również nadzorować sprawy związane z bezpieczeństwem i higieną pracy (np. prosząc pracowników o regularne kontrole), przeprowadzać pogłębione analizy związane z płacami i zatrudnieniem, czy świadczyć usługi doradcze w zakresie zarządzanie zasobami.

Mimo dodatkowych kosztów, dla większości przedsiębiorców outsourcing obsługi kadrowo-płacowej jest atrakcyjną opcją. Prawo pracy i związane z nim procedury są często skomplikowane. Regulamin jest często zmieniany, a wśród wielu obowiązków łatwo o pomyłki lub pominięcia w dokumentach. Dlatego najlepiej delegować obowiązki kadrowe i płacowe profesjonalistom.