Zastanawiałeś się kiedyś, dlaczego usługi archiwizacji i ewidencji dokumentów są takie ważne, albo na czym one właściwie polegają? Nie musisz szukać dalej! W poniższym artykule postaramy się odpowiedzieć na wszystkie najczęstsze pytania dotyczące tego tematu. Dowiesz się też więcej na temat oferty firmy M! Usługi Archiwalne Marzena Zapała, która zajmuje się tymi usługami profesjonalnie. Zapraszamy serdecznie do lektury!
Archiwizacja dokumentów — kiedy jest konieczna?
W pierwszej kolejności wyjaśnić musimy sobie, czym właściwie jest archiwizacja dokumentów i dlaczego jest taka ważna. Jak przyznają pracownicy firmy M! Usługi Archiwalne Marzena Zapała, archiwizacja jest wiążącą nas prawnie koniecznością. Polega na zbieraniu, klasyfikowaniu i zabezpieczaniu dokumentów w celu przechowywania ich na określony w odpowiednich ustawach czas. Przez cały ten okres Urząd Skarbowy ma prawo poprosić nas o wgląd do tych dokumentów w celu weryfikacji. Jak wynika to z opisu, dotyczy to więc przede wszystkim różnego rodzaju działalności gospodarczych. Oprócz wymagań prawnych, prowadzenie ewidencji dokumentów historycznych naszego przedsiębiorstwa jest też ważnym obowiązkiem, który pozwoli nam w przyszłości powrócić do pierwszych kroków, które stawialiśmy na rynkach lokalnych, krajowych, a nawet międzynarodowych. Jest tu też zawarty oczywiście aspekt bezpieczeństwa — dzięki odpowiedniemu uporządkowaniu i zabezpieczeniu wszystkich firmowych dokumentów, sekrety i poufne informacje firmowe nie trafią w niepowołane ręce.
Czemu warto skorzystać z zewnętrznej firmy archiwizacyjnej?
Wielu przedsiębiorców może sobie na tym etapie artykułu zadawać proste pytanie. No dobrze, ale po co mi w takim wypadku pomoc zewnętrznej firmy. Czemu nie zlecić tych zadań swoim pracownikom?
Outsourcing prac archiwizacyjnych i ewidencyjnych niesie za sobą wiele zalet dla przedsiębiorców. Przede wszystkim nie muszą oni obciążać swoich pracowników zbędnymi dla nich kursami i zadaniami, przez co są oni w stanie bardziej skupić się na rozwijaniu firmy i sprawach bieżących
— powiedziała nam przedstawicielka firmy M! Usługi Archiwalne Marzena Zapała.
Co jeszcze przemawia za skorzystaniem z usług zewnętrznej firmy archiwizacyjnej takiej jak M! Usługi Archiwalne Marzena Zapała? Warto wziąć tu pod uwagę na przykład doświadczenie i wykształcenie pracowników specjalizujących się w takich pracach. Archiwiści i technicy archiwiści mają odpowiednie zaplecze do skutecznego i bezpiecznego zarządzania archiwami.
