Podstawowym obowiązkiem zarządcy nieruchomości jest reprezentowanie wspólnoty mieszkaniowej przed instytucjami zewnętrznymi. Wydaje się to proste i oczywiste, ale mimo to często dochodzi do nieporozumień. Zarządca jest mylony z zarządem wspólnoty, albo z administratorem. Tymczasem zarządca i zarząd to zupełnie różne sprawy, natomiast administrator i zarządca, mimo, że część ich obowiązków się pokrywa, też zasadniczo się różnią. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, zapraszam do lektury artykułu.

Czym powinien zajmować się zarządca nieruchomości wspólnej?

Zarząd wspólnoty mieszkaniowej, jest to grupa kilku – zwykle trzech – osób, spośród współwłaścicieli, wybranych w głosowaniu całej wspólnoty, do jej reprezentowania w sprawach, które nie wymagają podjęcia uchwały. Zarządca natomiast, jest to instytucja zewnętrzna, której wspólnota zleca zarządzanie nieruchomością. Istotna jest różnica pomiędzy zarządzaniem, a administrowaniem nieruchomością. Część zakresu czynności tych dwóch instytucji pokrywa się, dlatego bywa, że są mylone, ale należy zaznaczyć, że administrator wykonuje tylko część z czynności, które wchodzą w zakres zarządzania nieruchomością. Przedsiębiorstwo Hawona, które świadczy usługi z zakresu zarządzania nieruchomością wspólną, ma w zakresie swoich obowiązków, między innymi:

  • prowadzenie dokumentacji wspólnoty, dotyczącej stanu technicznego budynków, ich eksploatacji, a także księgowości, oraz archiwizowanie tych dokumentów;
  • zapewnienie pełnej obsługi eksploatacyjnej nieruchomości, poprzez znalezienie dostawców i odbiorców mediów, utrzymywanie czystości, dotrzymywanie terminów przeprowadzenia przeglądów wymaganych przepisami prawa i zagwarantowanie bieżącej konserwacji oraz niezwłoczne usuwanie awarii, a także zapewnienie ubezpieczenia obiektu;
  • organizacja remontów i modernizacja budynków – zarządca winien w tym wypadku dbać o to, by zatrudnić zleceniobiorcę oferującego najbardziej korzystne dla wspólnoty warunki, oraz nadzorować przestrzeganie terminów przez zleceniobiorcę;
  • obsługa zebrań wspólnoty: terminy, zwołanie, powiadomienie współwłaścicieli, opracowanie porządku zebrania, przygotowanie projektów uchwał, jeśli zachodzi taka potrzeba;
  • obsługa konta bankowego, rozliczenia z urzędami, windykacja należności, wraz z zapewnieniem członkom wspólnoty wglądu do wszelkich rozliczeń.

Jakich czynności zarządca nieruchomości nie może podejmować?

Są też czynności, których zarządca nieruchomości nie może wykonywać samodzielnie. Są to tak zwane czynności przekraczające zwykły zarząd i wymagają one zgody lub upoważnienia wspólnoty mieszkaniowej, w formie uchwały podjętej przez wszystkich jej członków na zebraniu, zwołanym oczywiście przez zarządcę nieruchomości. Czynności te określone są w ustawie o własności lokali, lecz katalog tam wymieniony nie jest zamknięty i każdy przypadek trzeba rozpatrywać indywidualnie. Są to między innymi:

  • ustalanie wynagrodzeń zarówno zarządu, jak i zarządcy nieruchomości, oraz wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu;
  • przyjęcie rocznego planu gospodarczego;
  • występowanie przed urzędami, w sprawach dotyczących własności nieruchomości;
  • wytoczenie powództwa, gdy mieszkańcy zalegają z zapłatą należnych opłat.

W niektórych z tych czynności wspólnotę reprezentuje zarząd, w innych zaś wspólnota może udzielić pełnomocnictwa zarządcy, w drodze wspomnianej wyżej uchwały, podjętej większością głosów. Wybierając zarządcę warto zwrócić uwagę na doświadczenie danej firmy, rekomendacje, oraz cenę i zakres usług.