Każdy pracownik biura zna wartość dobrej kserokopiarki. Mówiąc najskromniej jest ona niezbędna w każdym urzędzie, sekretariacie, gabinecie. Rynek oczywiście staje na wysokości zadania, oferując nam niezliczoną ilość marek, modeli i rodzajów tych akcesoriów. Jednak wybór odpowiedniego sprzętu wcale nie musi być aż tak dużym wyzwaniem jeśli określimy odpowiednie kryteria. Na co zatem zwrócić uwagę?
Dopasowanie kserokopiarki
Analizując zakup kserokopiarki zastanówmy się najpierw nad powierzchnią naszego biura. Oczywistym jest, że w małym pomieszczeniu nie umieścimy ogromnego, wielofunkcyjnego narzędzia. Wtedy lepszym rozwiązaniem może okazać się mała kserokopiarka, którą można postawić chociażby na biurku. Dzięki takiemu zakupowi zaoszczędzimy nieco przestrzeni, która w takich miejscach jest na wagę złota. Niestety, mniejszy sprzęt wiąże się z ograniczeniem opcji. Co zatem stanowi standard każdej kserokopiarki? Wśród podstawowych funkcji wymienia się:
• skanowanie do plików i bezpośrednio do poczty elektronicznej,
• kopiowanie, czyli kserowanie dokumentów,
• drukowanie, które może być połączone z możliwością wydruku znaku wodnego lub logo firmy.
Poza tymi podstawowymi elementami, możemy zakupić nowszą kserokopiarkę z nowszymi technologami takimi jak kody dostępu, czy zdalny serwis.
Koszt oraz serwis
Decydując się na zakup kserokopiarki, zakładamy że posłuży nam ona wiele lat. Aby sprzęt (a raczej serwis) mógł spełnić ten warunek, wybierajmy sprzęty, które są jeszcze produkowane. Unikniemy dzięki temu takich problemów z serwisem jak na przykład brak części wymiennych. Dobrą opcją pozwalającą nam trochę zaoszczędzić to kupno kserokopiarek poleasingowych. Możemy je dostać w takich miejscach jak na przykład firma Kopi Serwis prosperująca na terenie Kielc oraz województwa świętokrzyskiego. Ważne jest, aby firma przez nas wybrana zajmowała się jednocześnie serwisem kserokopiarek. Świadczy to o jej profesjonalizmie. Ponadto zwracajmy szczególną uwagę na cenę. Uzależniona jest ona od stanu urządzenia, więc jeśli jest nieprzeciętnie niska, nawet jak na używaną kserokopiarkę, dokładnie sprawdźmy jej stan. Koszt eksploatacji zależy głównie od rodzaju i modelu zakupionej maszyny, a konkretniej które części ulegają eksploatacji. Elementy charakteryzujące się określoną żywotnością zazwyczaj są objęte gwarancją, choć należy pamiętać, że nie zawiera ona wszystkiego. Do usług serwisowych, które wykraczają poza gwarancję należą:
• okresowa konserwacja całego urządzenia,
• wymiana bębna,
• wymiana rolek oraz separatorów,
• wymiana tonera.
Lepszą opcją od wymiany części po ich zepsuciu jest regularny serwis, który łączy się z wymianą tonera lub innych komponentów. Konserwacja odbywa się po trzech miesiącach lub po przekroczeniu określonego limitu kopii lub wydruków.
