Porządek w dokumentacji jest o wiele ważniejszy niż na biurku. Faktury, rachunki, umowy, raporty itp. dokumenty muszą być odpowiednio posegregowane. Chodzi o to, żebyśmy mogli odnaleźć dokument, który jest potrzebny w danym momencie. Nie ma nic gorszego niż bałagan i poszukiwanie godzinami raportu, zapłaconego rachunku czy umowy z kontrahentem. Nie chodzi tylko o marnowanie czasu, ale stres, jaki temu towarzyszy.
Poukładaj dokumenty!
Działy takie jak księgowość, kadry, płace i zbytu są „zawalone” dokumentami. Chociaż każda komórka przechowuje inne dokumenty, łączy ich tzw. biurokracja. Tak jest w każdym przedsiębiorstwie oraz urzędzie. Archiwizacja pomaga w uwolnieniu się od starszych dokumentów, co nie oznacza, że są one niepotrzebne. Często się okazuje, że musimy wyszukać dowód wpłaty czy fakturę sprzed roku, a nawet kilku lat. Jeśli dokumenty są uporządkowane, bez trudu znajdziemy papier, którego szukamy. Mając nieporządek w skoroszytach czy segregatorach, poszukiwanie dokumentu może zająć wiele godzin, a nawet dni. Nie ma mowy, żeby zaginął, bo mamy wówczas ogromny problem. Szczególnie gdy pojawia się kontrola, np. z Urzędu Skarbowego, PIP lub z innej instytucji. W tej sytuacji zostaje zaangażowany cały dział w poszukiwanie dokumentu, który pomyłkowo wpięliśmy do innego skoroszytu. Porządek w dokumentach oszczędza czas i zdrowie.
Niezbędne wyposażenie biura
Każde biuro wyposażone jest w sprzęt elektroniczny, meble i artykuły biurowe. Jeśli mowa o materiałach biurowych to oczywiście niezbędny jest cały zestaw artykułów jak np.: papier ksero, długopisy, zakreślacze, zeszyty, koperty, notatniki, ołówki, gumki, korektory i bloczki samoprzylepne. Wyposażając biuro, miejmy na uwadze segregację dokumentów. Często odkładamy do szafki czy szuflady wydruki, by je później ułożyć w teczkach. Takie rozwiązanie absolutnie się nie sprawdza. Poza tym dokumenty nie powinny być dostępne dla osób nieupoważnionych. Teczki, segregatory i wkłady foliowe (koszulki) służą do utrzymywania należytego porządku w dokumentacji. Jeśli potrzebujemy odpowiedniego asortymentu, możemy zamówić bezpośrednio u producenta, dzięki czemu produkty będą dobrej jakości i w atrakcyjnej cenie. Spółdzielczy zakład usługowo-produkcyjny oferuje m.in.: przewleczki, nakładki do skoroszytów, gumki zakuwane do teczek, blaszki, wąsy, galanterię blaszaną. Z pewnością dokumenty biurowe, będą zawsze odpowiednio ułożone i zabezpieczone.
Dokumentacja papierowa a dane w komputerze
Utrzymanie porządku w dokumentach jest konieczne dla stabilizacji pracy, ale nie tylko. Czasami nie przykładamy wagi do segregowania dokumentów, bo zawsze wiemy, gdzie się znajdują. Ten wariant może się jednak nie sprawdzić w przypadku, gdy nagle zachorujemy lub wyjedziemy na urlop i ktoś nas będzie zastępował. Wtedy najczęściej wynikają różne problemy. Tylko nas zabraknie, a już robi się zamęt i czegoś szukają. I to jest prawda, ale nie zwalnia nas z obowiązku utrzymania porządku w dokumentach. Weźmy na przykład księgowość. W tym dziale dokumenty są w wielu teczkach, skoroszytach, a przede wszystkim w segregatorach. Nie ma mowy o nieporządku, zagubieniu dokumentu, który jest potrzebny do sporządzenia sprawozdania czy bilansu. Księgowość podlega częstym kontrolom, więc co by było, gdyby pojawili się urzędnicy ze skarbówki, by przeprowadzić rewizję? Musimy im udostępnić pełną dokumentację. Pamiętajmy, że ciąży na nas odpowiedzialność za prowadzenie biura czy stanowiska pracy.
