Posiadanie kasy fiskalnej online staje się obowiązkowym dla wybranych rodzajów przedsiębiorstw. Tego typu rozwiązanie technologiczne wiąże się z koniecznością dopatrzenia pewnych formalności, nieco różniących się od tych związanych z prowadzeniem kasy tradycyjnej. Przed zakupem kasy fiskalnej online należy mieć świadomość jakie obowiązki spoczywają na właścicielu wirtualnej kasy online. Poznasz je w niniejszym artykule.
Kasa online – kiedy należy ją wdrożyć?
Obowiązek zaimplementowania kasy fiskalnej online miał dotyczyć wszystkich przedsiębiorców od stycznia 2018 roku. Na wniosek Ministerstwa Finansów ten plan został jednak rozłożony na dość spory obszar czasowy. Ostatecznie, konieczność korzystania z kasy online zależy od typu działalności prowadzonej przez daną firmę. Zobaczmy jak prezentuje się lista kolejności wdrażania nowej technologii w ramach niektórych działalności:
- Styczeń 2020 – firmy świadczące usługi związane z naprawą pojazdów silnikowych i sprzedażą artykułów potrzebnych do wykonania tego typu usług.
- Lipiec 2020 – branża hotelarska oraz gastronomiczna, jak również budowlana, fryzjerska, medyczna czy prawnicza.
Kasa fiskalna online – obowiązki przedsiębiorcy
Pierwszą obowiązkową czynnością związaną z wdrażaniem wirtualnej kasy fiskalnej jest jej fiskalizacja. Jest to bardzo prosty proces, polegający na dokonaniu zgłoszenia podatnika do Urzędu Skarbowego. Dzięki temu nie ma potrzeby osobistego zgłaszania do US informacji o nabyciu nowej kasy fiskalnej. Urząd nadaje kasie numer ewidencyjny, który zostaje w niej zapisany, podobnie jak NIP przedsiębiorcy. Po dokonaniu tego procesu kasa wirtualna zostanie uruchomiona.
Podatnik korzystający z kasy online ma obowiązek zapewnić jej stałe połączenie z siecią internetową. Nowoczesna kasa fiskalna typu online będzie przesyłać dane do Centralnego Repozytorium Kas według określonego harmonogramu.
Praca kasy fiskalnej online wiąże się z brakiem konieczności prowadzenia archiwizacji danych w taki sam sposób jak w przypadku kasy produkującej papierowe kopie paragonów. Podatnik używający kasy tradycyjnej jest zobligowany do przechowywania każdego paragonu przez 5 lat od końca roku, w którym został wydany. Korzystając z kasy online przedsiębiorca nie ma takiego obowiązku. Wynika to z faktu, iż wszystkie dane są na bieżąco przesyłane do CRK.
Poprawne działanie kasy fiskalnej online jest związane z koniecznością wykonywania przeglądów technicznych. Według przepisów, każdy typ kasy powinien odbyć tego typu przegląd co 2 lata. Przeglądem zajmuje się uprawniony serwisant, który konserwuje urządzenie, celem pozbycia się ewentualnych usterek. W przypadku nie dokonania przeglądu technicznego kasy fiskalnej w odpowiednim terminie, podatnik może zostać ukarany karą w wysokości 300 zł.
