Biuro to nasze miejsce pracy, więc podstawą jest porządek w dokumentach. Nie sposób pracować w bałaganie. Dokumenty powinny być w segregatorach, a na biurku leżeć jedynie niezbędne rzeczy. Ponadto warto mieć zawsze w zapasie papier ksero i toner do drukarki. Sklepy i hurtownie oferują całą gamę artykułów biurowych, więc nie mamy powodu do narzekania, bo w każdej chwili zrobimy zaopatrzenie do biura.
Wyposażenie biura
Biuro musi być wyposażone w meble, urządzenia biurowe i artykuły papiernicze. To niezbędnik, żebyśmy pracowali w komfortowych warunkach. Jeśli widzimy, że kończy się papier ksero lub toner, czy inny artykuł biurowy, nie czekajmy, ale w tym samym dniu złóżmy zamówienie np. w firmie Detaltrans, a towar zostanie dostarczony na miejsce. Możemy również podjechać do sklepu papierniczego na zakupy. Wyposażenie firmy w niezbędne akcesoria i artykuły biurowe, jest podstawą pracy bez zakłóceń. Produkty muszą być dobrej jakości. Jeśli będziemy kupować najtańszy papier do drukarki, możemy nawet uszkodzić sprzęt.
Artykuły biurowe
Oprócz papieru potrzebujemy również innych artykułów papierniczych jak: skoroszyty, teczki, segregatory i wkłady foliowe (koszulki), koperty, bloczki samoprzylepne, zeszyty, notesy, notatniki, długopisy, ołówki, zakreślacze, a nawet gumki „myszki”. Niezwykle ważne są również dziurkacze, zszywacze, rozszywacze i spinacze, niewielkie akcesoria biurowe przydatne do dokumentów i zajmujące niewiele miejsca w szufladzie biurka.
Obowiązkowe segregatory, skoroszyty i teczki
Segregatory, teczki i skoroszyty pozwalają utrzymać należyty porządek w dokumentach. Nieporządek w papierach może zakłócić niekiedy cały rytm pracy, bo kiedy będziemy wciąż czegoś szukać, stracimy mnóstwo czasu i niepotrzebny stres. Wyobraźmy sobie, że nagle zadzwoni księgowa lub klient z prośbą o podanie jakichś danych z umowy, faktury lub innego dokumentu, a my nie możemy go znaleźć. Poszukiwanie dokumentu odbywa się kosztem naszej pracy, którą trudno nieraz nadrobić. Nie tylko tracimy czas, ale też dobrą opinię, bo otrzymamy przydomek „bałaganiarz”. Musimy więc odpowiednio segregować i spinać dokumenty. Postęp technologiczny i wszechobecna cyfryzacja ograniczyła papierologię do minimum, ale wciąż jest ważna dokumentacja. Umowy, faktury, potwierdzenia zapłaty i inne dokumenty muszą być przechowywane i archiwizowane.
Prestiżowe biuro
Jeśli pracujemy w sekretariacie lub w biurze, do którego przychodzą kontrahenci, artykuły piśmiennicze muszą być doskonałej jakości. Podczas zawierania umów handlowych i podpisywania ważnych dokumentów, niezbędne są artykuły piśmiennicze jak: długopis czy pióro, najlepszej marki. Liczy się, jak wiemy prestiż. Warto zaopatrzyć się też w artykuły reklamowe, które będą formą promocji firmy. Niezbędne w biurze są również środki chemiczne. Wiedząc, że za chwilę pojawi się, ważny klient, możemy usunąć kurz z biurka czy komputera. Czystość zawsze świadczy o firmie.