Na czym polega zewnętrzna obsługa kadrowa?

Zarządzanie kadrami to jedno z najbardziej czasochłonnych oraz odpowiedzialnych zadań, z którym mierzy się każda młoda firma. Poszukiwanie i rekrutowanie nowych pracowników w celu stworzenia idealnego zespołu to wyzwanie, któremu przedsiębiorcy muszą sprostać sami. Jednak jeśli chodzi o obsługę kadr i płac standardem staje się przekazanie jej zewnętrznej firmie księgowej, co pozwala się skoncentrować na fundamentalnych celach firmy.

Dokumentacja związana z obliczeniem wynagrodzeń

Podstawowym elementem obsługi kadrowej jest tworzenie dokumentacji osobowej pracowników, w której znajdują się takie elementy jak ewidencja czasu pracy i listy obecności, dokumentacja związana z przebiegiem zatrudnienia, umowy o pracę oraz cywilnoprawne zawierane umów z pracownikami. Ewidencja tych danych służy przede wszystkim naliczaniu wynagrodzeń dla pracowników, ale jest także przekazywana odpowiednim organom w przypadku nagłych kontroli, podkreśla właścicielka biura rachunkowego Renata Dąbrowska.

Komunikacja z ZUS oraz Urzędem Skarbowym

W zakres obsługi kadrowej wchodzi także sporządzanie oraz kontrola dokumentacji urlopowej, zaświadczeń do ZUS-u, PFRON-u oraz Urzędu Skarbowego, które stanowią podstawę do ustalania praw do rent i emerytur oraz ustalania ich wysokości. Jest to więc zadanie odpowiedzialne, od którego może zależeć dobrostan pracowników. Wiąże się to również ze zmiennością przepisów prawa pracy oraz prawa podatkowego, które mogą wpływać na zmianą sytuacji pracownika w systemie ubezpieczeń społecznych.

Dbanie o bezpieczeństwo pracowników

Ze względu na to, że przedsiębiorcy muszą dbać o zdrowie swoich pracowników, obsługa kadrowa w niektórych firmach rozszerza się także na informowanie oraz kierowania na wstępne i okresowe badania u lekarza medycyny pracy, wysyłanie na szkolenia BHP oraz ewidencję zwolnień lekarskich. Dokumenty te również stają się często podstawą do wydawania orzeczeń w sprawie rent.

Można spodziewać się, że zakres obsługi kadr i płac z czasem ulegnie jeszcze większemu poszerzeniu. Już teraz firmy rachunkowe świadczą usługi konsultingowe związane np. z optymalizacją podatkową. Dokumentacja, która jest im przedstawiana, często skrywa przed przedsiębiorcami informacje, których świadome wykorzystanie może znacznie przyczynić się do sukcesu organizacyjnego oraz finansowego firmy.