Każda działalność jest obarczona potrzebą załatwiania wielu formalności. Przy kontaktach z urzędami, z kontrahentami, z klientem. Zdarza się, że ilość prowadzonej korespondencji jest tak wielka, że potrzeba do tego celu zatrudnić dodatkową osobę. Dzieje się tak często w przypadku zawierania dużej ilości umów, zatrudniania większej liczby pracowników, rozszerzania działalności na większą skalę. Istnieje prosty sposób usprawnienia działania firmy, dzięki wykorzystaniu możliwości internetu i zdobyciu podpisu elektronicznego.

Podpis elektroniczny i sposób jego działania

Dzięki podpisowi elektronicznemu jesteśmy w stanie wykonywać wiele działań, bez konieczności wychodzenia z biura. Wszelki kontakt z urzędami i innymi osobami, wymagający podpisu może zostać wykonany w formie elektronicznej. To duże ułatwienie oraz doskonałe zabezpieczenie dokumentów.

Podpis elektroniczny jest bezpieczny i wiąże się nie tylko z osobą składającą, ale i z treścią dokumentacji, której dotyczy. Potwierdzają to specjaliści od elektronicznych podpisów z firmy D&D Serwis. Według ich wyjaśnień, w wielkim skrócie oznacza to, że dokonanie jakichkolwiek zmian w treści cyfrowego dokumentu powoduje automatyczne unieważnienie podpisu elektronicznego. Dzięki takiej elektronicznej formie jesteśmy w stanie wyłapać każdą zmianę w umowie z kontrahentami, ponadto zabezpieczamy się przed wprowadzeniem nieprawomocnych zmian do każdego dokumentu.

Najważniejsze cechy i zalety podpisu elektronicznego

Złożenie samego podpisu elektronicznego wymaga przeprowadzenia kilku kroków:

  • wprowadzenia certyfikatu zawierającego informacje o właścicielu podpisu,
  • wprowadzenia klucza publicznego, który służy do sprawdzenia podpisu,
  • wprowadzenia klucza prywatny,
  • skorzystania z aplikacji do podpisywania.

Poprzez wprowadzenie kluczy i certyfikatów potwierdzamy nie tylko swoją tożsamość, zgodność dokumentu cyfrowego ze stanem faktycznym, ale i wiążemy treść dokumentu z podpisem, w ten sposób ją zabezpieczając.

Wśród najważniejszych zalet podpisu elektronicznego wymienić należy tę, którą uzyskał dzięki ustawom wprowadzonym przez rodzimy parlament. To posiadanie przez niego mocy prawnej, dzięki której każdy podpisany w ten sposób dokument nabiera znaczenia i musi zostać zaakceptowany zarówno przez urzędy, jak i przez innych odbiorców. Przy wykorzystaniu tego rodzaju podpisu pozbywamy się z firmy większości papierowej dokumentacji. Jesteśmy w stanie magazynować dokumentacje na bezpiecznych dyskach zewnętrznych, zamiast kolekcjonować coraz większą i stale rosnąca liczbę segregatorów. Oszczędzamy czas na przetworzeniu każdego dokumentu, pieniądze na druku tysięcy stron dokumentacji i zdrowie mając każdy dokument pod ręką.

Podpis elektroniczny przydaje się w każdej firmie. Znacznie ułatwia pracę i skraca czas wykonania każdego polecenia związanego z dokumentacją. Pozwala zabezpieczyć dokument przed wprowadzeniem niechcianych zmian. Wiąże dokument z tożsamością podpisanej osoby oraz z treścią podpisanego dokumentu. Jest niezwykle bezpieczny i ma moc prawną.