Przygotowanie imprezy o charakterze kulturalnym dla dużej liczby osób wiąże się z ogromną odpowiedzialnością. Organizator musi pamiętać o dopilnowaniu każdego szczegółu takiego wydarzenia, zaczynając od ciekawego pomysłu na event. Przeprowadzenie imprezy masowej jest dodatkowo objęte regulacjami prawnymi, których należy przestrzegać. Jak zorganizować wydarzenie kulturalne dla dużej liczby gości? O czym trzeba pamiętać, przygotowując imprezę masową?
Czym charakteryzuje się impreza masowa?
Przepisy nie określają dokładnie definicji imprezy masowej. Można rozumieć to pojęcie jako jednorazowe lub cykliczne spotkanie uczestników o określonym charakterze. Jedynym warunkiem, jaki określa tego typu event jako masowy, jest liczba osób biorących w nim udział. W przypadku wydarzeń na zewnątrz wynosi ona tysiąc osób, a w zamkniętej przestrzeni trzysta. Program takiego wydarzenia może obejmować treści kulturalne, sportowe, rekreacyjne lub turystyczne. Impreza w zależności od miejsca, w którym się odbywa, nazywana będzie plenerową lub w pomieszczeniu zamkniętym. Jej organizator musi dopełnić szeregu formalności, by w ogóle mogła mieć miejsce.
Przede wszystkim musi zawiadomić właściwe organy – zwykle urząd miasta lub gminy odpowiedni dla lokalizacji imprezy. W takim zawiadomieniu trzeba podać konkretne dane, czyli imię i nazwisko organizatora, rodzaj eventu, informacje dotyczące czasu trwania wydarzenia czy przewidywaną liczbę uczestników. Co więcej, zgłoszenie wymaga także określenia planowanych środków ochrony imprezy masowej. Bezpieczeństwo osób biorących udział w wydarzeniu jest najważniejsze, dlatego warto skupić się na tym aspekcie. Tak przygotowane zawiadomienie należy złożyć nie później niż 30 dni przed planowaną datą eventu.
Obowiązki organizatora imprezy masowej
Przygotowanie imprezy masowej składa się z wielu zadań. Najpierw należy określić cel, termin i miejsce wydarzenia. Nie bez znaczenia jest także jego treść i program. Charakter eventu nie jest jednak jedyną ważną kwestią, o którą musi zadbać organizator. Jego obowiązkiem jest przede wszystkim zadbanie o bezpieczeństwo uczestników. Może w tym celu skorzystać z usług agencji ochrony Zamek z Warszawy. Ochroniarze dopilnują, by na miejscu imprezy nie dochodziło do bójek, kradzieży czy łamania regulaminu. Po dopilnowaniu kluczowych kwestii, organizator może skupić się na promocji wydarzenia, zapraszaniu występujących lub prelegentów i szykowaniu dekoracji.
