Coraz więcej zakładów pracy decyduje się na wprowadzenie identyfikatorów pracowniczych w formie plastikowych kart. Moją one bowiem wiele zalet – od niewielkich rozmiarów i tym samym poręczności, aż po mnogość funkcji, jakie mogą pełnić. Z pewnością przyczynią się one do poprawy bezpieczeństwa w firmie. W jaki sposób jest to możliwe? Wyjaśniamy w poniższym artykule.
Co musi znaleźć się na identyfikatorze?
Jak sama nazwa wskazuje, to elementy, które pozwalają na łatwe rozpoznanie osób pracujących w danym miejscu. Ponadto ułatwiają budowanie pozytywnego wizerunku marki i podkreślają profesjonalne podejście do kontrahentów. Aby jednak spełniały te swoje funkcje, powinny być odpowiednio zaprojektowane. Tego rodzaju emblemat powinien zwierać podstawowe dane pracownika, takie jak imię, nazwisko oraz zajmowane stanowisko. Oczywiście nie może zabraknąć także firmowego logo. Należy pamiętać, żeby zawarte dane dało się bez problemu poprawnie odczytać, stąd też tak istotny jest wybór czcionki, jej koloru, a także barw tła.
Pozostaje pytanie, czy identyfikatory pracownicze są zgodne z obowiązującymi przepisami RODO? Okazuje się, że jak najbardziej, o ile ujawnione na nich informacje służą dbaniu o interes oraz bezpieczeństwo firmy. Pracodawca zatem może wymagać od swoich podwładnych ich noszenia. Warunkiem jest jednak zamieszczenie takich regulacji w wewnętrznym regulaminie zakładu pracy. Choć przełożony ma prawo do przetwarzania danych swoich pracowników, to pod tym względem istnieją pewne ograniczenia. Niedopuszczalne jest umieszczanie na identyfikatorze na przykład wieku czy stanu cywilnego. Dane te nie mają bowiem żadnego znaczenia w kontekście wykonywania obowiązków służbowych.
Jakie funkcje może pełnić identyfikator?
Jak już zostało wspomniane wcześniej, służą one przede wszystkim identyfikacji osób zatrudnionych w firmie. Przydają się zatem przede wszystkim na stanowiskach związanych z obsługą klientów. Ponadto znajdują zastosowanie w dużych korporacjach zatrudniających setki pracowników, ponieważ umożliwią szybką kontrolę przez ochroniarzy przy wejściu do budynku. W niektórych zawodach noszenie identyfikatorów jest obowiązkowe, na przykład wśród służby zdrowia czy właśnie pracowników wspomnianej ochrony.
Niemniej jednak funkcję identyfikatorów da się rozszerzyć dzięki wyposażeniu je w moduł zbliżeniowy, pasek magnetyczny, kod kreskowy lub QR, co oferuje na przykład firma Polskie Karty z Krakowa. W takim przypadku stają się one elektronicznym nośnikiem danych, a co za tym idzie, można je wykorzystać na przykład jako karty kontroli dostępu. To łatwy sposób na zwiększenie poziomu ochrony miejsc w budynku, do których wejść mogą jedynie upoważnione osoby. Ponadto stanowi doskonałe narzędzie do rejestru czasu pracy, co upraszcza późniejsze rozliczenie i wystawienie rachunku do wynagrodzenia.
