Ewidencja środków trwałych to spis wszystkich materialnych elementów majątku danej działalności gospodarczej, które są niezbędne do jej prawidłowego prowadzenia. Zalicza się do nich zatem zarówno ruchomości, jak i nieruchomości. Kiedy jednak istnieje obowiązek przygotowywania ewidencji środków trwałych i z czego się ona składa? Na te pytania odpowiada doświadczona księgowa Sylwia Nowak z Siedlec, która świadczy obsługę kadrowo-płacową i księgową dla małych, średnich oraz dużych firm.

Czym są środki trwałe i do czego służą?

Księgowa Sylwia Nowak wyjaśnia, iż definicję środków trwałych jasno wskazuje ustawa o PIT. Stanowi ona, iż są to składniki rzeczowe przedsiębiorstwa, które można zaliczyć do aktywów. Istotne przy tym jest to, że środkami trwałymi firmy można uznać tylko te elementy, które są jej własnością lub współwłasnością. Mogą one zaś być nabyte lub wytworzone we własnym zakresie. Ponadto powinny być zdatne do użytku i kompletne w dniu przyjęcia do użytkowania. Sylwia Nowak nadmienia równie, iż dany aktyw przedsiębiorstwa można zaliczyć do środka trwałego wtedy, kiedy jest on wykorzystywany minimum przez jeden rok.

Jeśli chodzi zaś o przykłady środków trwałych, zaliczyć można do nich wiele elementów wyszczególnionych w oficjalnej Klasyfikacji Środków Trwałych. Są to zatem:

  • budynki,
  • lokale użytkowe,
  • maszyny,
  • technologie produkcyjne,
  • obiekty inżynieryjne,
  • narzędzia i przyrządy,
  • grunty,
  • wyposażenie biurowe,
  • linie produkcyjne,
  • środki transportu,
  • sprzęt komputerowy.

Księgowa Sylwia Nowak przypomina, iż do środków trwałych zaliczyć można nawet inwentarz żywy, o czym powinni wiedzieć rolnicy rozliczający się ze swojej działalności czy to w formie ryczałtu, czy w ramach KPiR.

Obowiązek prowadzanie ewidencji środków trwałych

Ewidencja środków trwałych to spis, który musi prowadzić niemalże każdy przedsiębiorca. Jak tłumaczy księgowa Sylwia Nowak, obowiązek wykonywania zapisów w takiej ewidencji narzucony jest ustawą o rachunkowość zarówno na podatników ujmujących podatki w księgach rachunkowych, jak i w księgach przychodów i rozchodów lub w ramach ryczałtu ewidencjonowanego. Ważne jest to zatem w przypadku księgowości pełnej oraz uproszczonej. Księgowa Sylwia Nowak dodaje, że ewidencję środków trwałych zawsze prowadzić muszą m.in.:

  • osoby fizyczne,
  • przedsiębiorstwa w spadku,
  • spółki jawne osób fizycznych,
  • spółki cywilne osób fizycznych,
  • spółki partnerskie.

Ewidencja środków trwałych w rękach doświadczonej księgowej

Obecnie coraz większa liczba firm rezygnuje z tworzenia własnych działów finansowych, przekazując sprawy płacowo-kadrowe i księgowo-rachunkowe w ręce specjalistów z biur rachunkowych. Księgowa Sylwia Nowak z Siedlec gotowa jest na prowadzanie ewidencji środków trwałych m.in. w ramach dbania o księgę rachunkową lub księgę przychodów i rozchodów firmy klienta. Dlaczego jednak warto korzystać z outsourcingowych usług i powierzać ewidencję środków trwałych w ręce zewnętrznego podmiotu?

Dobra księgowa przede wszystkim zadba o to, by ewidencja środków trwałych była prowadzona chronologiczne, klarownie i według obowiązujących w polskim ustawodawstwie norm. Zadań, które należy zaś wykonywać, jest wiele. Księgowa musi określać początkową wartość środka trwałego, wyznaczać jego ulepszenia czy czynniki wpływające na obniżenie jego wartości. Ponadto ważne jest określanie trwałych odłączeń części składowych od środków trwałych czy wskazywanie w ewidencji środków trwałych o niskiej wartości. Wszystko zaś po to, by przedsiębiorca mógł skorzystać z opłacalnych odpisów amortyzacyjnych przynoszących olbrzymie oszczędności w firmie. O to nie muszą martwić się klienci Biura Rachunkowego Sylwii Nowak z Siedlec.

Co składa się na ewidencję środków trwałych?

Jak tłumaczy księgowa Sylwia Nowak, ewidencja środków trwałych może mieć zarówno formę papierową, jak i cyfrową. Dokument taki może być sporządzony własnoręcznie, lecz obecnie nowoczesne programy komputerowe przeznaczone do działań księgowych wyposażone są w gotowe do użytku szablony. Składają się one na kolumny wypełniane w porządku chronologicznym. Ujmowane dane w ewidencji środków trwałych to zaś:

  • liczba porządkowa zapisu,
  • data nabycia środka trwałego,
  • data przyjęcia ŚT do używania,
  • dowód stwierdzający nabycie,
  • symbol środka trwałego według oficjalnej klasyfikacji,
  • wartość początkowa ŚT,
  • stawka amortyzacyjna,
  • kwota odpisu amortyzacyjnego
  • zaktualizowana wartość początkowa,
  • zaktualizowana kwota odpisów amortyzacyjnych,
  • wartość ulepszenia zwiększająca wartość początkową,
  • data likwidacji lub zbycia ŚT,
  • przyczyna likwidacji lub zbycia.