Czy internetowy system księgowy jest niezbędny w każdym przedsiębiorstwie? Na czym polega pełna księgowość i kiedy się ją stosuje? Co obejmuje obsługa kadrowo płacowa? Jak przebiega kontrola dokumentów finansowo księgowych i w jaki sposób się do niej przygotować? Na te oraz podobne pytania odpowiada ekspert z firmy księgowej Braw Consulting z Kielc. Sprawdź, co wiesz o rachunkowości i czy potrzebujesz korzystać z usług dobrego księgowego.

Internetowy system księgowy – potrzebny, czy nie?

Przepisy prawa polskiego wymagają złożenia wniosku CEIDG od każdej osoby, która rozpoczyna własną działalność gospodarczą. W dokumencie konieczne jest wskazanie pomiotu, który zostanie zobowiązany do prowadzenia księgowości danej firmy. Przedsiębiorca może zatrudnić w tym celu księgowego, samodzielnie prowadzić rozliczenia albo też zlecić to zadanie profesjonalnemu biuru rachunkowemu.

Ręczne prowadzenie rachunkowości należy już do przeszłości, jest bowiem nie tylko długotrwałe, ale również niebezpieczne – łatwo popełnić błąd. Warto też pamiętać o konieczności comiesięcznego rozliczania się z ZUS i US. Prawo nakazuje ponadto generowanie Jednolitego Pliku Kontrolnego. Posiadanie odpowiedniego programu księgowego jest więc niezbędne.

– twierdzi ekspert z firmy Braw Consulting.

Pełna księgowość a podatkowa księga przychodów i rozchodów

KpiR, czyli podatkowa księga przychodów i rozchodów to ewidencja, w której zestawia się uzyskane w danym miesiącu dochody oraz poniesione koszty. Dzięki temu możliwe jest ustalenie podstawy opodatkowania (straty bądź dochodu). Operacje gospodarcze ujmowane są w sposób uproszczony. Taka forma ewidencji jest dopuszczalna w przypadku osób fizycznych oraz spółek: cywilnych, jawnych i partnerskich, które nie przekroczyły w poprzednim roku obrotowym przychodów wysokości 2 mln euro. Kiedy tak się stanie, przedsiębiorcę będzie obowiązywać konieczność prowadzenia pełnej księgowości. Taki sposób dokumentowania zdarzeń gospodarczych jest znacznie obszerniejszy, daje jednak pełen obraz kondycji firmy i umożliwia szczegółową analizę jej finansów.

Kadry i płace a księgowość

Zadaniem działu kadr i płac jest zarządzanie ludzkim potencjałem w przedsiębiorstwie, czyli prowadzenie szczegółowej dokumentacji osób, które są w danej firmie zatrudnione. Do obowiązków kadrowego należy więc między innymi wystawianie świadectw pracy oraz dopełnianie innych formalności związanych z wypowiedzeniami i zwolnieniami, podpisywanie wniosków o urlop, przygotowywanie akt osobowych, kierowanie na okresowe badania lekarskie. Na podstawie dokumentacji gromadzonej w tym dziale księgowa przygotowuje przelewy z wynagrodzeniami.

Zakres obowiązków księgowego jest szerszy – ten odpowiada bowiem za ewidencję wszystkich zdarzeń gospodarczych, sporządza sprawozdania finansowe, rozlicza podatki, fakturuje.

– wylicza specjalista z biura rachunkowego Braw Consulting.

Dokumenty finansowo księgowe – kontrola

Dowody księgowe stanowią podstawę zapisów w księgach rachunkowych. Dzielą się na zewnętrzne, otrzymane od kontrahentów (w oryginale) oraz wewnętrzne, dotyczące operacji wewnętrznych firmy (kopie). Każdy taki dokument musi mieć określony rodzaj oraz numer identyfikacyjny, określać strony, opisywać wartość operacji oraz posiadać datę dokonania operacji i/lub datę sporządzenia. Niezbędny jest także podpis obydwu stron. Od czasu do czasu wyrywkowe kontrole dokumentacji przeprowadza na przykład Urząd Skarbowy. Przedsiębiorca zostaje o tym fakcie poinformowany z siedmiodniowym wyprzedzeniem, ma więc czas na skorygowanie ewentualnych nieścisłości. Kontrola może wykazać błędy bądź nie. Po zakończeniu kontroli sporządzany jest protokół, który można następnie zaskarżyć, jeśli księgowy się z nim nie zgadza. Kontrole najczęściej odbywają się w formie elektronicznej – urząd prosi o przesłanie drogą mailową pliku .xml lub konkretnych dokumentów.