Podatkowe księgi przychodów i rozchodów – o czym warto pamiętać zakładając PKPiR?

Dla osób zakładających działalność gospodarczą jedną z trudniejszych rzeczy, jeszcze przed rozpoczęciem działalności, jaką formę rozliczania podatku dochodowego przyjąć. Gros z nich decyduje się rozliczać podatek dochodowy na zasadach ogólnych lub liniowo, gdyż do czasu kiedy nie przekroczą pewnego progu przychodów, nie muszą prowadzić pełnej księgowości, poprzestają zatem jedynie na prowadzeniu ksiąg przychodów i rozchodów. Na czym ono polega? Kogo dokładnie dotyczy?

Czym jest księga przychodów i rozchodów?

PKPiR to jedna z form ewidencji operacji gospodarczych, jakie zaistniały w danej firmie, która zdecydowała się prowadzić księgowość w formie uproszczonej. Biorąc pod uwagę różny charakter operacji gospodarczych, jakie mają miejsce w firmie w księdze przychodów i rozchodów ujmuje się przychody, bez względu na źródło ich pochodzenia, czyli zarówno przychody ze sprzedaży, jak i pozostałe przychody, zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych oraz koszty uboczne związane z tymi zakupami, jak również wydatki, czyli np. wynagrodzenia, zarówno w gotówce, jak i w naturze, wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Jak założyć i w jaki sposób prowadzić PKPiR?

Chcąc prowadzić księgę przychodów i rozchodów należy spełnić trzy warunki, koniecznie należy rozliczać podatek na zasadach ogólnych według skali podatkowej (stawki 17% i 32%) lub liniowo, według stawki 19%, należy prowadzić działalność gospodarczą indywidualnie albo w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych, spółki partnerskiej, w formie spółki cywilnej osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku. Co istotne przychody netto (bez VAT) z działalności gospodarczej albo przychody spółki nie mogą przekraczać w poprzednim roku 2 mln euro (w roku 2021 limit wynosi 9.030.600 zł).

Sposób zakładania księgi przychodów i rozchodów określony jest w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia takiej księgowości, zatem nie może obywać się w sposób dowolny. Należy pamiętać o odpowiednim „przygotowaniu” firmy do prowadzenia tej formy rozliczeń i zawiadomieniu odpowiednich urzędów o tym fakcie. Nie mając doświadczenia w prowadzeniu księgowości, zakładając podatkową księgę przychodów i rozchodów dobrze jest skorzystać z pomocy doświadczonych osób, np. z usług biura rachunkowego Avarus Sp. z o.o., którego pracownicy wyjaśnią wszelkie niuanse związane z zapisami i prowadzeniem księgi. Zlecając usługi prowadzenia księgowości firmie zewnętrznej, firma może mieć pewność, że wszystkie zdarzenia w firmie zostaną właściwie ujęte i rozliczone.

Czego nie ujmuje się w księdze przychodów i rozchodów?

Wpisowi do księgi przychodów i rozchodów nie podlegają bezwzględnie wszystkie operacje gospodarcze. Nie ujmuje się w nich zaliczek na poczet dostawy lub sprzedaży towarów albo wykonania usługi, wpisowi mogą bowiem podlegać jedynie „dokonane” przychody i koszty. Zaliczka nie jest w momencie wpłaty ani przychodem, ani kosztem jego uzyskania.

Podobnie nie należy wpisywać do księgi kosztów inwestycji w czasie w jej realizacji, wpisać ją będzie można jako odpis amortyzacyjny dopiero po zakończeniu inwestycji. Do przychodu nie można też zaliczyć obrotu opakowaniami zwrotnymi, które wydawane za kaucją. Nie mogą być one własnością podatnika, zatem nie mogą być przychodem. W PKPiR nie można wpisywać jednorazowej pomocy na rozpoczęcie działalności gospodarczej, typu dotacje z Urzędu Pracy bądź z UE.