Księgi przychodów i rozchodów to narzędzia księgowości uproszczonej, które zobowiązane są prowadzić głównie małe oraz średnie przedsiębiorstwa. KPiR przeznaczone są jednak tylko dla tych podmiotów, które w poprzednim roku uzyskały obroty poniżej 2 milionów euro z przeliczenia na złotówki po średnim kursie ogłaszanym przez NBP. W innym razie – po przekroczeniu limitu – firma musi przejść na księgowość pełną i jej księgi rachunkowe. Na czym zaś polega prowadzenie KPiR?

Pozycje, które ujmowane są w KPiR

Księgi przychodów i rozchodów to bardzo uproszczone narzędzia ewidencji podatkowej, w których ujmuje się chronologicznie tylko najważniejsze zdarzenia gospodarcze firmy. Przede wszystkim przedsiębiorca musi uwzględniać przychody, zakupy towarów handlowych i materiałów podstawowych, poniesione wydatki związane z prowadzeniem działalności, a także koszty prac rozwojowych czy badawczych. W KPiR nie trzeba zaś ujmować kosztów inwestycji w trakcie jej realizacji, jednorazowej pomocy UE na wszczęcie działalności gospodarczej czy też zaliczek na poczet dostaw lub tych dotyczących sprzedaży produktów. Księgowanie zaszłości gospodarczych w takich księgach nie jest zatem skomplikowane.

Sama księga przychodów i rozchodów tworzona jest z kilkunastu pozycji. Do najważniejszych zalicza się m.in.:

  • kolumna 2 – data księgowania wydatku, wynikająca z dokumentu stanowiącego podstawę wpisu;
  • kolumna 3 – numery faktur VAT (zgodnie z numerem widniejącym na dokumencie) lub innych dowodów księgowych;
  • kolumna 4 – nazwę kontrahenta (odbiorcy lub dostawcy), z którym zawarte były transakcje zakupu, sprzedaży i poniesionych kosztów;
  • kolumna 6 – rodzaj przychodu lub wydatku;
  • kolumna 10 – wartość zakupionych towarów i materiałów zgodnie z cenami zakupu;
  • kolumna 11 – koszty uboczne wynikające z zakupów, np. koszty transportu, załadunku, ubezpieczenia towarów itp.;
  • kolumna 12 – wartość wypłaconych pracownikom wynagrodzeń brutto (w formie gotówkowej i bezgotówkowej).

Prowadzenie KPiR – forma papierowa czy elektroniczna?

Księgi przychodów i rozchodów mogą być prowadzone zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej w specjalnych programach księgowych. Muszą one jednak zapewnić funkcję szybkiego konwertowania pliku do druku. Istotne jest też to, by kolumny KPiR w komputerze były czytelne i klarowne, co ważne jest przy kontrolach. Przedsiębiorca musi zadbać też o odpowiednie zabezpieczenie nośnika danych przed zniszczeniem lub wyciekiem danych.

Obecnie wiele małych i średnich firm, które chcą ograniczyć koszty prowadzenia działalności, wybiera outsourcingową pomoc biur rachunkowych. Dzięki nim przedsiębiorcy mogą skupić się w pełni na swojej działalności głównej. Nie muszą też zatrudniać księgowych, wynajmować biura i ponosić wydatków na oprogramowanie oraz komputery. W ramach księgowości uproszczonej swoją pomoc oferuje pracownia Usług Księgowych Anny Stanisławskiej, która pomaga też firmom w korzystnym optymalizowaniu podatków, tworzeniu raportów finansowych oraz w obsłudze kadrowo-płacowej. Takie biura mogą prowadzić KPiR zarówno w wersji papierowej, we własnym oprogramowaniu, w oprogramowaniu CRM klienta czy też w specjalnych chmurach internetowych.

Ewidencja środków trwałych, niematerialnych i prawnych

Przy prowadzeniu ksiąg przychodów i rozchodów należy też tworzyć i dbać o ewidencję środków trwałych, niematerialnych i prawnych. Również i ona może być sporządzona w formie elektronicznej. Ujmuje się w niej między innymi nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania budynki i inne nieruchomości, ruchomości w tym urządzenia biurowe oraz pojazdy, a także cenne przedmioty czy surowce.

Ewidencja ta potrzebna jest zaś po to, by przedsiębiorca mógł zaliczyć odpisy amortyzacyjne w koszty uzyskania przychodów.