Gromadzenie i porządkowanie dokumentów jest niezwykle istotnym czynnikiem wpływającym na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Każdy, kto prowadzi firmę zobowiązany jest, aby przestrzegać pewnych przepisów prawnych w kwestii archiwizacji dokumentów – niezależnie do wielkości firmy. Uchybienia w tej kwestii mogą wiązać się z nieprzyjemnymi konsekwencjami. Jak wiec zapanować nad chaosem informacyjnym i stworzyć wspaniałe archiwum? Sprawdźmy!

Czym jest archiwizacja i dlaczego jest istotna?

Archiwizacja polega w głównej mierze na gromadzeniu, przechowywaniu oraz zabezpieczaniu ważnych materiałów. Najczęściej są to dokumenty, czyli arkusze z danymi lub ich elektroniczne wersje. Bardzo istotny jest system archiwizacji, który jasno określa zasady segregacji i klasyfikacji poszczególnych dokumentów. Prawidłowe prowadzenie dokumentacji oraz pilnowanie ładu i porządku w archiwum jest bardzo ważnym działaniem w każdej firmie. Zapewnia pełny nadzór na posiadanymi zasobami informacyjnymi, a jak wiadomo, dane to najcenniejszy zasób w dzisiejszych czasach. 

Dobrze zorganizowana dokumentacja gwarantuje również bezpieczeństwo danych, które znajdują się w aktach, pismach i rejestrach, bo są zebrane w jednym miejscu, nad którym łatwo sprawować pieczę. Nie bez znaczenia jest również bardziej praktyczny wymiar archiwizacji dokumentów – jest to po prostu wygodne. Archiwum znacznie ułatwia codzienne życie w biurze, gdyż dobrze zorganizowane oszczędza czas spędzony na poszukiwaniu dokumentów, a tym samym usprawnia przepływ informacji w firmie. Porządek w papierach to również… spokój ducha, gdyż w razie kontroli lub wezwania do urzędu czy sądu doskonale wiadomo gdzie znajdują się wymagane dokumenty.

Archiwum musi być prowadzone zgodnie z zasadami ładu informacyjnego, więc niezbędne jest opracowanie instrukcji archiwalnej, która pomoże odnaleźć się w gąszczu przepisów. Pokieruje co jest ważne i powinno zostać w archiwum, a co należy do informacji trywialnych i zagracających przestrzeń.

Archiwizacja dokumentów w świetle prawa

Przechowywanie dokumentacji jest jednym z licznych obowiązków każdego przedsiębiorcy, którego nie należy bagatelizować. W świetle polskiego prawa pewne grupy dokumentów muszą być bezwzględnie przechowywane w każdej firmie:

  • Księga przychodów i rozchodów oraz wszelkie dokumenty księgowe (rejestr i faktury VAT, ewidencja środków trwałych i wyposażenia, rejestry przebiegu pojazdów służbowych, dokumentacja inwentaryzacyjna.
  • Deklaracje rozliczeniowe oraz inne dokumenty dla ZUS.
  • Dokumentacja związana z kadrami (imienne listy płac, ewidencja czasu pracy).

Okres przechowywania poszczególnych dokumentów jest różny, a wszystkie zmienne ustala Kodeks Pracy. Niektóre z dokumentów wędrują do archiwum na kilka lat, a inne muszą spędzić nawet 50 lat. Trzeba się dobrze rozeznawać w przepisach, aby wiedzieć, jak długo przechowywać konkretne grupy dokumentów, żeby przypadkiem nie zniszczyć za szybko ważnych akt lub w drugą stronę – nie zagracać przestrzeni dawno nieważnymi umowami czy fakturami.   

Archiwizacja – jak się za to zabrać?

Archiwizacja to ważny filar funkcjonowania firmy, gdyż nie tylko jest ustawowym obowiązkiem, ale najzwyczajniej w świecie ułatwia codzienne życie. Porządek w „papierach” sprawia, że pracownicy oszczędzają sporo czasu, który marnowaliby na poszukiwaniu potrzebnych akt i umów w zagraconych i niezorganizowanym archiwum. Aby osiągnąć stan biurowego zen, niezbędna jest dobra i kompleksowa organizacja akt. W tym celu trzeba zatrudnić archiwistę na etat, stworzyć system archiwizacji dokumentów oraz ustalić spójne metody działania. Jest to nie lada wyzwanie dla wielu placówek! Na szczęście na rynku istnieją firmy, które oferują różnego rodzaju usługi archiwizacyjne. Dla Lucyny Ligockiej porządkowanie dokumentacji w przedsiębiorstwach oraz opracowanie instrukcji archiwalne to chleb powszedni! Warto więc oddać te sprawy w ręce profesjonalistów, którzy wiedzą zaprowadzić ład i porządek w ważnych dokumentach.