Koronawirus wywrócił nasze życie do góry nogami. Znaczna część codziennych aktywności przeniosła się do sieci. W naturalny sposób niektóre tematy stały się bardziej popularne niż dotychczas. Jednym z nich jest na pewno praca zdalna. Niektóre firmy wprowadziły tryb home office już wcześniej, ale dla wielu innych jest to zupełna nowość. Jak poradzić sobie w nieznanej dotąd sytuacją i jakie narzędzia będą nam niezbędne do wykonywania zadań biurowych z domowego komputera? O tym poniżej.
Praca zdalna, czyli jak zorganizować biuro w domu?
Jeszcze kilka – może kilkanaście – lat temu praca w domu kojarzyła się z rzemiosłem i była nazywana pracą chałupniczą. Obecnie, dzięki rozwojowi technologii, oprogramowania komputerowego i wszechobecności internetu, wiele firm zapewnia swoim pracownikom warunki zbliżone do biurowych w domowym zaciszu.
Do wprowadzenia tego praktycznego i niewątpliwie ekonomicznego rozwiązania jest potrzebny komputer z podłączeniem do sieci. To podstawa. Poza tym warto zadbać o software, który zastąpi elementy rzeczywistego biura; miejsce na narady i spotkania, miejsce na dokumenty, czy przestrzeń do zarządzania bieżącymi projektami.
Jakie narzędzia do komunikacji zdalnej będą potrzebne?
Komunikacja w biurze jest czymś oczywistym i naturalny. Jednak, gdy przejdziemy na tryb zdalny, zdamy sobie sprawę, że porozumiewanie się przy pomocy sieci ma swoją specyfikę. Sprawa niecierpiąca zwłoki nie może wisieć zbyt długo w skrzynce e-mailowej jako nieodczytana. Dlatego poza skrzynką elektroniczną warto zorganizować dodatkowe narzędzia do komunikacji pomiędzy pracownikami.
Wybór jest bogaty. Wiele firm stawia na platformę komunikacyjną Slack. Wymiana informacji, plików, czy dzielenie się na grupy i podgrupy związane z konkretnymi projektami – to podstawowe opcje, z których zapewne będziecie korzystać podczas pracy zdalnej. Bezpośredni kontakt i e-mail mogą zastąpić także popularny: Skype albo Join.me, które umożliwiają organizowanie wideokonferencji.
Wirtualny regał z dokumentami
Istotne jest również zorganizowanie miejsca w sieci, gdzie będziemy umieszczać niezbędne dokumenty, potrzebne członkom załogi do pracy z domu. Taką możliwość zapewnia np. pakiet stworzony przez Microsoft i Google, zatytułowany G Suit. Ten zestaw biurowy działający w chmurze, zawiera masę przydatnych narzędzi do pracy w trybie home office; od pospolitej skrzynki elektronicznej (Gmail), przez wirtualny dysk do przechowywania plików (Drive), po edytory do tworzenia dokumentów online (Docs) plus kilka innych równie wartościowych opcji.
Alternatywą dla tego rozwiązania może okazać się Dropbox Bussines, który również działa na zasadzie wirtualnej chmury i umożliwia edytowanie dokumentów tekstowych lub tworzenie notatek (Dropbox Paper). Dodatkowo możemy zabezpieczyć swoje pliki dzięki kopii zapasowej, która archiwizuje nasze dane nawet do 180 dni. W środowisku Dropbox słynie z możliwości przesyłania dużych plików takich jak filmy czy różnego rodzaju grafiki lub zbiory zdjęć.
Jak zdalnie zarządzać projektami?
Wieloosobowe grupy, które tworzą wspólne projekty, nie obędą się bez narzędzi przydatnych do kreowania list zadań, wyznaczania obowiązków, czy monitorowania postępów w pracach.
Sercem każdego projektu mogą stać się takie aplikacje jak Trello – polecane przez wielu przedsiębiorców lub Asana – wymieniana na blogach ludzi, dla których praca zdalna stanowi codzienność. Oczywiście lista tego typu programów jest znacznie dłuższa i na pewno wiele osób zaproponowałoby jeszcze co najmniej kilka nazw. My jedynie sugerujemy, że tego typu programy stanowią niezbędny atrybut w trybie pracy zdalnej.
Narzędzia to nie wszystko
Odpowiednie narzędzia to dopiero początek. Umiejętne wykorzystanie ich stanowi o sprawności wykonywanych zadań. Dlatego wypada w zespole ustalić zasady, które ułatwią wam pracę. Gdzie umieszczamy pliki do danego projektu, kiedy kontaktujemy się mailowo, a kiedy przy pomocy komunikatora, gdzie można wrzucić zabawny filmiki, żeby rozluźnić atmosferę, a gdzie lepiej tego nie robić.
Wiele z tych zasad wyklaruje się sama, najtrudniejsze są początki. Mamy nadzieje, że przy pomocy zaproponowanych przez nas narzędzi przejście z biura do domu przebiegnie sprawniej. A z czasem home office będzie stanowił o sile waszej firmy.
