Dzisiaj na rynku powstają różne podmioty outsourcingowe, które świadczą dla innych firm profesjonalne usługi z zakresu prowadzenia ich procesów pomocniczych, tak aby te mogły skupić się na działalności głównej, np. produkcyjnej. Nikogo nie dziwą zatem usługi księgowe, biurowe, czy pojawiające się na rynku pracownie, gwarantujące profesjonalną archiwizację dokumentów. Zarządzanie spisanymi informacjami to bowiem ważny elementem sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstw.
Zakres usług archiwizacji dokumentów
Zakres usług archiwizacji dokumentów jest bardzo szeroki i wiąże się ze specjalistycznymi kompetencjami pracowników wykonujących dane zlecenia. Dotyczą one wielokrotnie porządkowania i opisywania akt, ich ewidencjonowania, klasyfikacji oraz kwalifikacji dokumentów, wydzielania akt do brakowania, czy zabezpieczania dokumentów przed zniszczeniem. Wielokrotnie usługi te dotyczą również przejmowania i ewidencjonowania dokumentacji, porządkowania dokumentacji technicznej, płacowej, księgowej itp., czy nawet stałej obsługi archiwów zakładowych. Niekiedy najlepsze firmy pomagają również w odtwarzaniu dokumentacji, czy jej digitalizacji – przetwarzaniu z formy papierowej, na formę cyfrową.
Jakie podmioty korzystają z usług archiwizacji dokumentów?
Z usług archiwizacji dokumentów korzystać mogą zarówno małe, jak i duże firmy. W związku z rozległym systemem dokumentacyjnym dużych zakładów i korporacji, to one najczęściej jednak podejmują się stałej oraz długotrwałej współpracy. Podobnie jest coraz częściej z różnymi instytucjami kulturalnymi, czy też publicznymi, od szpitali począwszy, na szkołach, a nawet urzędach kończąc.
Wzrost zainteresowania usługami archiwizacyjnymi
Wzrost zainteresowania usługami archiwizacyjnymi w ostatnich latach, a także miesiącach, to między innymi efekt bardzo złożonych przepisów prawnych dotyczących ochrony danych osobowych. Mowa między innymi o standardach RODO. Dobrze uporządkowane akta itp., pozwalają również szybciej wykonywać dane procesy analityczne, czy zarządcze. Profesjonalna archiwizacja, przyczynia się zatem znacznie do wydajniejszej pracy biur, zwłaszcza tych, które generują każdego dnia dużą liczbę nowych umów i innego rodzaju dokumentów.
Z jaką firmą podjąć współpracę?
Przy poszukiwaniu dobrej firmy, zajmującej się archiwizacją dokumentów, powinniśmy przede wszystkim zwracać uwagę na jej renomę, a także metodologię działań. Nowoczesnym podejściem, pełną dyskrecją oraz terminowością, wyróżnia się zespół Archiwum Prywatne PolKaizen. Jest to jednak z pierwszych firm z tej branży na polskim rynku, działająca już przeszło 12 lat. Przedsiębiorstwo ma na koncie ponad 130 zadowolonych klientów biznesowych, czy ponad 9100 przeprowadzonych archiwizacji!