Przedsiębiorstwa, urzędy czy wyższe uczelnie nieustannie generują ogromne ilości nowych dokumentów. Wiele z nich zawiera dane poufne i ich przechowywanie musi odbywać się w odpowiednich warunkach. Od momentu wejścia w życie ustawy o RODO również po upływie ważności muszą być niszczone w sposób, który dane te zabezpieczy. Utylizacji takiej dokumentacji dokonują Archiwa Kujawsko-Pomorskie.
Co ustawa o RODO zmieniła w obiegu dokumentów?
RODO, czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych uchwalone przez UE w 2016 roku oficjalnie weszło w życie 10 maja 2018 roku. Od tego momentu wszystkie podmioty zobowiązane zostały do przestrzegania przepisów ściśle określających sposoby gromadzenia informacji osobowych i zasady ich przetwarzania. Rozporządzenie nakłada na przedsiębiorstwa także obowiązek niszczenia dokumentacji po zakończeniu okresu koniecznego na jej przechowywanie. W przypadku faktur i rachunków upływa on po 5 latach. Dane osobowe pracowników archiwizowane są przez czas ich zatrudnienia i przez 50 kolejnych lat po jego zakończeniu. Natomiast dokumentacja medyczna przechowywana jest przez 30 lat. Za nieprzestrzeganie obowiązujących przepisów grożą wysokie kary finansowe. Grzywna może sięgać nawet 10 mln euro lub 2% obrotu firmy za braki w systemie ochrony danych, a w przypadku łamania podstawowych zasad przetwarzania danych albo dopuszczenia do niedozwolonego udostępniania danych osobowych nawet do 20 mln euro lub 4% rocznego obrotu.
Co należy zrobić z dokumentacją po okresie archiwizacji?
Po upływie czasu, w którym firma była zobligowana do przechowywania dokumentacji zawierającej dane osobowe, ma ona obowiązek jej niezwłocznego zniszczenia. Przedsiębiorstwo może utylizować dokumentację we własnym zakresie lub zlecić przeprowadzenie całej procedury profesjonalnej firmie, takiej jak Archiwa Kujawsko-Pomorskie. Zniszczenie musi zostać dokonane w sposób, który trwale uniemożliwi odtworzenie danych poufnych, czyli zgodnie z trzecim stopniem tajności (P-3). Niszczenie dokumentów odbywa się zwykle z wykorzystaniem niszczarki o odpowiednich parametrach.
Jak wygląda procedura utylizacji?
W umówionym terminie dokumenty papierowe i inne nośniki informacji (płyty CD, karty magnetyczne) przeznaczone do zniszczenia zostają po umieszczeniu w odpowiednich pojemnikach lub workach zaplombowane i przewiezione do niszczarni. Niszczenie odbywa się przy użyciu profesjonalnych niszczarek zgodnie z procedurą przewidzianą dla stopnia tajności P-3. Po wykonaniu usługi zleceniodawca otrzymuje z Archiwum Kujawsko-Pomorskiego certyfikat potwierdzający, że wszystkie dokumenty zostały zutylizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami.
