Liczba działających na rynku outsourcingowych biur rachunkowych może przyprawić o zawrót głowy. Wybór firmy, która daje gwarancję obsługi przez księgowych o rzetelnej, ale i aktualnej wiedzy - nie jest łatwy. Czym się kierować przy wyborze biura rachunkowego, by nie żałować podjętej decyzji? Na co w szczególności zwrócić uwagę? Przeczytaj nasz poradnik i poznaj cztery złote zasady wyboru solidnego księgowego.
Najważniejsze są kwalifikacje!
Księgowy, który nie dba o aktualizowanie wiedzy o najnowsze przepisy prawa prędzej czy później zacznie popełniać błędy, których ujawnienie podczas kontroli może oznaczać dla przedsiębiorcy kary finansowe.
Decydując się na nawiązanie współpracy z biurem rachunkowym, w pierwszej kolejności należy zweryfikować kompetencje zatrudnionych specjalistów.
Warto, aby posiadali oni Licencję Ministra Finansów. Choć certyfikat księgowy nie jest wymagane od 2014 r. do prowadzenia doradztwa księgowego, to jednak stanowi on dokument świadczący o poważnym podejściu do kwestii finansów. Dodatkowym atutem jest członkostwo biura rachunkowego w Stowarzyszeniu Księgowych w Polsce. Każdy podmiot w nim zrzeszony otrzymuje zaświadczenie, potwierdzające posiadanie wiedzy na bieżąco poszerzanej o najnowsze zmiany w prawie.
Warto także sprawdzić listę szkoleń, w jakich specjaliści wybranej firmy outsourcingowej uczestniczyli. Nie bez znaczenia są tu daty. Jeśli od ostatniego kursu upłynęło sporo czasu, może być to sygnał, że księgowemu brak czasu na rozwój, co w tym zawodzie jest niezwykle problematyczne.
Im szerszy zakres usług, tym lepiej
Wybierając biuro rachunkowe do prowadzenia księgowości firmy, warto zwrócić uwagę na zakres świadczonych usług. Im jest on szerszy, tym lepiej. Nawet jeśli na etapie podpisywania umowy pewien zakres czynności nie jest przedsiębiorcy potrzebny, w przyszłości może się to zmienić.
Poza prowadzeniem pełnej księgowości pomocne są też działania dot. uproszczonej ewidencji i obsługa kadrowo-płacowa. Dobrej jakości biuro rachunkowe pomaga również w procesie zakładania działalności gospodarczej, spółki.
Niezwykle istotne jest również, by podmiot, który zajmuje się prowadzeniem rachunkowości, reprezentował przedsiębiorcę podczas kontroli Urzędu Skarbowego czy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Daje to gwarancję, że wszelkie wyjaśnienia są przedstawiane w sposób rzetelny i prawidłowy.
Bez doświadczenia i czytelnej organizacji pracy ani rusz!
Wiele istniejących biur rachunkowych kusi potencjalnych klientów niskimi cenami. Jednak to nie cena, a jakość świadczonych usług jest istotna. Doświadczenie księgowych to jeden z wyznaczników tego, czy firma outsourcingowa potrafi sprawnie obsługiwać swoich klientów. Im dłużej istnieje na rynku i z im większą liczbą przedsiębiorców współpracowała, tym bardziej jest pewne, że potrafi sprostać nawet największym wymaganiom współczesnej rachunkowości.
Warto również pamiętać, by przed zawarciem umowy o współpracy omówić zasady obsługi. Tym, co jest szczególnie istotne to ciągłość świadczonych usług. Nawet jeśli główny księgowy zajmujący się sprawami przedsiębiorstwa będzie na urlopie - jego obowiązki przejmie inny specjalista.
Ważne są również godziny pracy biura rachunkowego. Należy unikać takiego, które pracuje w trybie 8-16. Wielu przedsiębiorców ma bowiem czas na przesłanie dokumentów czy danych wyłącznie przed lub po zamknięciu własnej firmy. Cały pozostały czas zajmują się prowadzeniem biznesu.
Szczęśliwie, coraz więcej outsourcingowych biur rachunkowych stawia na elastyczność. Dzięki temu to nie klient dostosowuje się do trybu pracy księgowego, lecz księgowy do harmonogramu dnia klienta.
Grunt to solidne zabezpieczenie
Wykupienie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej jest na gruncie polskiego prawa obowiązkowe dla podmiotów świadczących usługi księgowe. Kwestię tę reguluje Ustawa z dnia 29 września 1994 r.o rachunkowości. Suma ubezpieczenia powinna wynosić nie mniej niż 10 tys. zł. Jak jednak zauważa specjalista z białostockiego biura rachunkowego Pani Księgowa - wiele firm outsourcingowych co prawda posiada takie polisy, jednak na niepełny zakres. Konsekwencją tego może być niemożliwość wyegzekwowania ubezpieczenia w razie wyrządzenia szkody. Wówczas klient, aby otrzymać rekompensatę np. za karę grzywny nałożoną po kontroli Urzędu Skarbowego, musi dochodzić swoich praw drogą sądową.
Warto więc przed zawarciem umowy z biurem rachunkowym poprosić o przedstawienie polisy ubezpieczeniowej i sprawdzić, na jaki zakres i sumę ubezpieczeniową została zawarta.
