Doradztwo związane z audytami RODO to stosunkowo młode usługi, które świadczone są dla małych, średnich i dużych podmiotów gospodarczych, a także instytucji publicznych np. szpitali oraz szkół. Obowiązki związane z ochroną danych osobowych i właściwym ich przetwarzaniem dotyczą bowiem każdej firmy czy urzędu. By dobrze wypełniać ustanowione przepisy krajowe oraz unijne warto przeprowadzić audyt RODO. Czym on jest i po co się go przeprowadza?
Czym jest audyt RODO?
Audyt RODO podobnie jak audyty finansowe nie są wdrożeniami, lecz służą do badania środowiska danej organizacji. W przypadku właśnie audytów RODO określa się to, jak bardzo dana firma czy podmiot publiczny zgodne są z postanowieniami RODO. Zgodność z RODO to bowiem nie tylko jednorazowe wprowadzenie odpowiednich procedur. Wypełnianie restrykcyjnych norm dotyczących ochrony danych osobowych i ich przetwarzania to ciągłe ich doskonalenie. Firmy muszą wdrażać innowacyjne narzędzia kontrolne i ochronne, a także powinny dbać o budowanie świadomości pracowników właśnie w zakresie RODO. W innym wypadku organizacja może narazić się na stratę dobrego imienia lub na bardzo wysokie kary finansowe za nieprzestrzeganie rozporządzeń odnośnie do RODO.
Audyt składa się zatem na różnorodne analizy, które kończą się bardzo szczegółowym raportem. To on jest zaś podstawą wdrażania zmian funkcjonowania danej organizacji i wprowadzania ulepszeń. Badanie RODO w firmie pozwala uchronić ją przed poważnymi konsekwencjami zaniechań w tym obszarze.
Jak przebiega audyt zgodności RODO?
Audyty zgodności RODO prowadzone są w różny sposób. Spotkać się można z audytem opartym o mapowanie procesów czy nawet z audytem RODO online, który związany jest z weryfikacją mailowych checklistów przygotowanych przez ekspertów. Najbardziej polecane są jednak audyty RODO, które prowadzone są przez niezależnych specjalistów, przyjeżdżających do siedziby danej organizacji. To wtedy weryfikowane jest użytkowane oprogramowanie CRM i ERP, dokumentacja, statuty i regulaminy wewnętrzne, klauzule w umowach, a także różne nośniki danych. Audytor prowadzi również rozmowy z pracownikami tak, by uzyskać zarówno wyniki ilościowe, jak i jakościowe.
Oczywiście przed wykonaniem audytu RODO istotne jest przygotowanie planu jego przebiegu tak, by nie zaburzyć funkcjonowania firmy, szkoły, urzędu czy szpitala. Po przeprowadzonych analizach ważny jest zaś raport, który powinien uwzględniać także niebywale istotny plan naprawczy. Na to liczyć mogą klienci agencji COMPLEX BUSSINESS SOLUTIONS, która pomaga przygotowywać różnym podmiotom spójną politykę bezpieczeństwa oraz właściwą dokumentację RODO.
Plan naprawczy po audycie RODO
Najlepsze firmy prowadzące audyty RODO, oferują też przygotowywanie planów naprawczych dla swoich klientów. Jak już wspomniano, pomagają w tworzeniu dokumentacji RODO oraz jednolitej polityki bezpieczeństwa. Udzielają one wsparcie w zakresie nowoczesnych rozwiązań IT oraz pomagają wdrożyć odpowiednie zmiany w systemach ERP. Plan naprawczy może też dotyczyć stron www oraz wielu aspektów pracy dotyczącej finansów czy zarządzania organizacją.
Firmy zajmujące się handlem mogą liczyć też na pomoc w wymianie urządzeń fiskalnych oraz terminali kart płatniczych tak, by spełniały one branżowe normy oraz nie były źródłem nieprawidłowej ochrony danych osobowych klientów. Plany naprawcze mogą być zatem bardzo różnorodne, a prowadzą one nie tylko do lepszego wypełniania przepisów. Firma czy inny podmiot po audycie może znacznie usprawnić swoje wewnętrzne funkcjonowanie. Wpływa to na obniżenia czasu i kosztów wykonywania różnych procesów.