Prawo związane z prowadzeniem działalności gospodarczej wpływa na zakres zadań związanych z prowadzeniem księgowości. Przedsiębiorcy nie odpowiadają przed instytucjami skarbowymi tylko za złożenie sprawozdań finansowych oraz rozliczenia podatków. Elementem wydatków firmy jest także zakup różnego rodzaju dóbr, takich jak nieruchomości, maszyny oraz sprzęt komputerowy. Dokładny spis tego typu zasobów firmy nazywany jest ewidencją środków stałych.
Definicja środków trwałych
W definicji o środkach trwałych jest mowa o budowlach, budynkach, lokalach, maszynach, urządzeniach, pojazdach oraz meble i wyposażenie firmy. Czas ich użytkowania nie powinien być krótszy niż jeden rok i powinny być one wykorzystywane w codziennej pracy. Dotyczy to nie tylko przedmiotów nabytych przez przedsiębiorcę, ale także przez niego wytworzonych oraz wykorzystywanych w oparciu o umowę najmu, dzierżawy oraz otrzymane w darowiźnie, tłumaczą specjalistki z zakresu księgowości Elżbieta Muszyńska oraz Daria Muszyńska-Wójta.
Sposób oszacowania wartości środka
Aby dany element majątku wprowadzić do ewidencji, trzeba oszacować jego wartość początkową. Zazwyczaj stanowi ona wartość cenę zakupu lub wartość rynkową danego przedmiotu powiększoną o koszty jego uzyskania, czyli transportu, montażu, ubezpieczenia itp. Sposoby wyliczenia wartości początkowej mogą być bardzo różne i zależne również od sposobu nabycia. Inne zasady dotyczą przedmiotów nabytych np. w spadku lub w darowiźnie, które musi ocenić rzeczoznawca, a inna procedura dotyczy dóbr samodzielnie wytworzonych.
Kto podlega obowiązkowi ewidencji środków trwałych
Obowiązek ewidencji środków trwałych dotyczy osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, wykonujących działalność gospodarczą, obowiązanych do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Obowiązek ten podyktowany został w rozporządzeniu Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Zakres kompetencji firmy rachunkowej
Aby sporządzić wpis do ewidencji, potrzebna jest duża ilość danych, m.in. daty nabycia oraz przyjęcia do użytkowania, ale też aktualizowane wartości początkowe i stawki amortyzacyjne. Sporządzanie wpisów wymaga szerokiej wiedzy oraz dokładności, dlatego warto powierzyć je doświadczonym specjalistom z zakresu księgowości. Zewnętrzne firmy rachunkowe poza prowadzeniem pełnej księgowości oraz dokumentacji kadrowo-płacowej coraz częściej podejmują się ewidencji środków trwałych. Takie dane pozwalają lepiej określić dokładny majątek firmy i przełożyć go na liczby.