Zarządzanie nieruchomością polega na podejmowaniu decyzji i dokonywaniu czynności mających na celu zapewnienie właściwej gospodarki ekonomiczno-finansowej nieruchomości. Celem zarządzania jest zapewnienie bezpieczeństwa użytkowania oraz właściwa eksploatacja nieruchomości, w tym bieżącego administrowania nieruchomością. Na administratorze nieruchomości ciąży obowiązek dokonywania wszelkich prac technicznych oraz konserwatorskich.

Obowiązki zarządcy nieruchomości.

Zarządca nieruchomości ma obowiązek podejmowanie właściwych decyzji dotyczących nieruchomości. Ustala stawki czynszu, wydatki na remonty i naprawy. Zajmuje się kontrolą stanu technicznego budynku, prowadzi dokumentację oraz reprezentuje wspólnotę w urzędach. Zarządca, który jest administratorem, zleca prace remontowe, zgłasza awarie i zwołuje zebrania mieszkańców. Zajmuje się również podpisywaniem umów z dostawcami mediów. Na zarządcy spoczywa odpowiedzialność za finanse nieruchomości. 

Zarządca nieruchomości a e-kartoteka.

E-kartoteka jest platformą do wymiany informacji pomiędzy zarządcą (administratorem) a klientami i kontrahentami. Umożliwia prezentowanie właścicielom nieruchomości, informacji dotyczących wymiaru opłat oraz stanu konta (płatności dokonywanych na konto wspólnoty). Dzięki e-kartotece właściciel lokalu może przesyłać informacje dotyczące stanu liczników wody, ciepła, zgłaszać awarie i modyfikować dane teleadresowe. Dodatkową funkcją e-kartoteki jest możliwość głosowania uchwał wspólnoty mieszkaniowej w trybie „indywidualnego zbierania głosów”, zgodnie z art. 23 ustawy „o własności lokali”

Usługi świadczone przez zarządcę nieruchomości.

Zarządca, czy administrator nieruchomości, zajmuje się prowadzeniem księgowości, sprawozdawczości do Urzędu Skarbowego, GUS i dokonywaniem płatności na rzecz usługodawców. Przykładowo administrowaniem i zarządzaniem nieruchomościami wspólnot mieszkaniowych oraz prywatnych właścicieli, zajmuje się firma Gestia. Zarządzanie obejmuje obsługę administracyjną, na którą się składają:

  • podpisywanie i realizacja umów z dostarczycielami mediów, negocjowanie cen
  • indywidualne rozliczanie każdego użytkownika ze zużycia mediów
  • organizowanie remontów i napraw
  • nadzór nad pracą firm konserwatorskich i sprzątających
  • sporządzanie raportów
  • prowadzenie książki obiektu budowlanego
  • zlecanie i nadzór przeglądów nieruchomości nakazanych przepisami prawa i gwarancjami producentów
  • przygotowanie planu gospodarczego
  • działania windykacyjne
  • egzekwowanie od dewelopera lub firm wykonujących prace na terenie nieruchomości wspólnej uprawnień z tytułu gwarancji i rękojmi, do momentu wystąpienia na drogę sądową.

Członkowie wspólnot obsługiwanych przez Gestia mają stały dostęp do informacji finansowych (indywidualne konta) przez Internet oraz możliwość głosowania tą drogą uchwał wspólnot. W ramach swoich świadczeń firma oferuje podstawową pomoc prawną, dotyczącą nieruchomości wspólnej.