Żadna nowoczesna firma nie może obecnie obejść się bez innowacyjnego oprogramowania komputerowego, które w znaczący sposób usprawnia pracę całego przedsiębiorstwa. Takim właśnie narzędziem jest system DMS, czyli Document Management System. Ułatwia on zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie. Jakie są największe zalety DMS?

Charakterystyka Systemu Zarządzania Dokumentami

DMS umożliwia elektroniczny obieg, organizowanie i przetwarzanie dokumentów w przedsiębiorstwie pomiędzy pracownikami, działami, a nawet oddziałami danej placówki. Akta mogą być tworzone w dowolnej formie i pochodzić zarówno ze źródeł wewnętrznych (firma), jak i zewnętrznych (dom pracownika). System DMS wyróżnia się dużą funkcjonalnością. Jak informuje specjalista z firmy Sietom – która jest krajowym liderem w organizacji środowiska druku i zarządzania dokumentami – DMS pozwala nie tylko na tworzenie, edycję, kopiowanie i usuwanie dokumentów, ale stanowi też nieocenioną pomoc w:

  • grupowaniu akt w katalogi,
  • klasyfikacji dokumentów,
  • wersjonowaniu akt,
  • zarządzaniu obiegiem akt,
  • archiwizacji dokumentów.

System DMS to znakomita alternatywa dla przechowywania dokumentów w tradycyjnej postaci. Dlaczego warto wyposażyć swoją firmę w takie oprogramowanie?

Zalety systemu DMS

Rozwiązania cyfrowe są dziś powszechnie stosowane w życiu codziennym. Korzystamy z nich i w domu, i w pracy. Swobodny dostęp do firmowych dokumentów jest bardzo ważny. Przechowywanie akt w tradycyjnej formie wymusza na pracownikach i przedsiębiorcy ich ciągłe poszukiwanie, co wiąże się nie tylko ze stratą czasu, ale i koniecznością pojawienia się w siedzibie firmy. Obecnie, gdy praca zdalna zyskała na popularności, nie jest to zbyt wygodne rozwiązanie. Wdrożenie elektronicznego, w pełni zautomatyzowanego systemu DMS, to często pierwszy krok do digitalizacji firmy. Decydując się na taką zmianę, zyskujemy:

  •  wzrost wydajności pracy personelu,
  • poprawę komunikacji między konkretnymi działami,
  • szybki i bezpieczny dostęp do określonego pliku,
  • swobodny dostęp do dokumentów niezależnie od miejsca pobytu.

Oczywiście nie da się w pełni zrezygnować z wydruku niektórych dokumentów. Niemniej jednak system DMS pozwala znacząco ograniczyć fizyczną ilość akt. Dzięki temu firma oszczędza pieniądze, które normalnie zostałyby przeznaczone na drukowanie dokumentacji. Warto wspomnieć również o kwestii ekologicznej – mniej akt w firmie to mniej zużytego papieru. Z kolei za ograniczeniem wykorzystania papieru idzie również oszczędność wody, naturalnego surowca i energii elektrycznej. A wszystko to dzięki oprogramowaniu, które dostępne jest na wyciągnięcie ręki.