Archiwizacja dokumentów polega na ich porządkowaniu, a także stworzeniu właściwych pomocy ewidencyjnych tak, aby ułatwić sprawne i szybkie znalezienie potrzebnych dokumentów. Co jeszcze warto wiedzieć na temat usług archiwistycznych? Jakie usługi oferują profesjonalne firmy archiwistyczne, takie jak Archiwum? Na to pytanie postaramy się odpowiedzieć w poniższym artykule.
Kim jest archiwista pracujący w archiwum?
Archiwista to inaczej osoba zajmująca się aktami przechowywanymi w archiwach należących do różnych instytucji takich jak np. muzea, biblioteki, instytucje państwowe lub zakładowe itp. Pracuje on zarówno samodzielnie jak i we współpracy z klientami.
Do jego obowiązków należy:
Opieka nad zbiorami dokumentów
Gromadzenie akt wraz z opisywaniem i klasyfikowaniem ich
Udostępnianie dokumentacji
Ocena stopnia zniszczeń zbiorów i oddawanie do zniszczenia niepotrzebnych dokumentów
Obsługa klientów, poszukujących informacji
Digitalizacja zbiorów
Dbanie o zapewnienie odpowiednich warunków w archiwum (czyli właściwego poziomu wilgoci i temperatury)
Przygotowywanie prezentacji lub wystaw
Konserwacja najstarszych i najcenniejszych zbiorów
Uzgadnianie spraw związanych z przechowywaniem akt
Dbałość o bezpieczeństwo i ochronę akt przed dostępem niepowołanych osób
Dokonywanie analizy oraz przekwalifikowywania dokumentacji
Wystawianie zaświadczeń dla osób, które poszukują danych dokumentów.
Kategorie archiwalne
Wyróżniamy dwie kategorie archiwalne, a są to:
Kat. B. – akta należące do kategorii B to tak zwana dokumentacja niearchiwalna i według przepisów, po upływie ustalonych okresów przechowywania są one niszczone.
Kat. A. – akta do niej należące to tak zwane materiały archiwalne, co oznacza, iż są one przechowywane wieczyście, czyli po upływie ustalonego okresu przechowywania trafiają do państwowego archiwum.
Zakres prac archiwizacyjnych
Zakres prac archiwizacyjnych obejmuje następujące czynności:
Oszacowanie zasobu zgromadzonych akt
Segregację zasobów według kategorii archiwalnych oraz komórek organizacyjnych
Ułożenie dokumentów chronologicznie oraz tematycznie
Porządkowanie dokumentów w teczkach wraz ze sporządzeniem opisów
Sporządzenie ewidencji dokumentacji na spisach zdawczo-obiorczych
Brakowanie
Sygnowanie teczek
Umieszczanie teczek w wyznaczonych miejscach.
Rzetelne usługi archiwizacyjne wykona dla Państwa sprawdzona firma Archiwum z Wrocławia. Pracownicy tej firmy to osoby nie tylko wykwalifikowane, ale także staranne i dokładne, a do swoich obowiązków podchodzą z pełnym zaangażowaniem oraz odpowiedzialnością. Serdecznie zapraszamy do zapoznania się z ich ofertą.
Usługi archiwizacyjne w ofercie firmy Archiwum
Firma Archiwum to profesjonalne przedsiębiorstwo, które specjalizuje się w świadczeniu kompleksowych usług archiwizacyjnych dla firm i instytucji. W ramach swojej działalności zajmuje się - porządkowaniem oraz przechowywaniem dokumentów firm istniejących oraz likwidowanych, tworzeniem archiwów zakładowych i składnic akt, porządkowaniem akt oraz zarządzaniem nimi. Dzięki temu, że firma posiada odpowiednie zaplecze magazynowe oraz wykwalifikowaną kadrę pracowników, może zaoferować swoim klientom pełen zakres usług związanych z archiwizacją dokumentów. Firma Archiwum gwarantuje swoim klientom pełną poufność oraz bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów dzięki systemowi monitoringu oraz systemowi kontroli dostępu do magazynu.