Materiały archiwalne to dokumenty, które muszą być przechowywane wieczyście. Jednak coraz więcej przedsiębiorstw nie dysponuje właściwym miejscem do składowania dokumentów archiwalnych. Wsparciem są więc prywatne składnice akt, które są prowadzone przez osoby wykształcone w dziedzinie archiwizacji dokumentów oraz dysponujące odpowiednim lokalem.

Archiwum Prywatne.

Archiwa prywatne często prowadzone są przez firmy rodzinne. Oferują klientom usługi z zakresu ewidencjonowania i porządkowania akt zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz najnowszymi standardami RODO. Wśród usług Pol Kaizen można odnaleźć: porządkowanie, ewidencjonowanie i opisywanie akt; porządkowanie dokumentacji technicznej, klasyfikacja i kwalifikacja dokumentów; porządkowanie dokumentacji kat. A, wydzielanie akt do brakowania, porządkowanie dokumentacji placowej i osobowej pracowników, stała obsługa archiwów zakładowych. Za wszystkie usługi związane z porządkowaniem akt odpowiada rzetelna i wykwalifikowana kadra. Dzięki profesjonalizmowi pracowników Archiwum Pol Kaizen ma świetną pozycję na rynku i grono stałych i zadowolonych Klientów.

Dokumenty archiwalne.

Dokumenty archiwalne kategoria A są materiałami, przechowywanymi wieczyście. Do nich zalicza się m.in. akta sądowe, księgi stanu cywilnego, rejestry publiczne: notariaty, hipoteki, rejestry zastawów; oryginały planów i map; ważną dokumentację techniczną. Do kategorii B zalicza się dokumentację niearchiwalną, która po upływie pewnego okresu, może zostać zniszczona. Należą do niej np.: dokumenty pracownicze, świadectwa szkolne i protokoły egzaminacyjne. Ta kategoria jest podzielona na trzy grupy:

  • B – z dodatkiem liczb - 5, 10 lub 25, co oznacza, że po upływie określonych lat, dokumenty można zniszczyć.
  • BC – materiały mające krótkotrwałe znaczenie. Po jej wykorzystaniu zostaje zniszczona lub przekazana na makulaturę.
  • BE – dołącza się liczbę lat, co oznacza, że dokumenty po tym okresie są poddawane ekspertyzie przez archiwum państwowe. Może zostać zmieniona kategoria dokumentacji i materiały staną się archiwalne.

Wyróżniamy też dokumentację pracowniczą, na którą składają się karty wynagrodzeń, listy płac oraz dowody, na podstawie których obliczana jest podstawa do emerytury i renty, której okres przechowywania wynosi 50 lat.

Dokumentacja w Archiwum Prywatnym.

Wszystkie akta w archiwum muszą być skrupulatnie i starannie porządkowane i opisywane tak jak w archiwum Pol Kaizen, by w łatwy sposób można przeprowadzić ewidencję. Porządkowanie akt odbywa się zgodnie z obecnymi wymogami RODO. Kolejną sprawą jest klasyfikacja i kwalifikacja dokumentów, różnych kryteriów. Jeśli chodzi o dokumentację kat. A, materiały archiwalne są dodatkowo przesznurowane, ponumerowane, oznaczone kategorią i określone są liczby stron na okładce teczki. Warto wiedzieć, że prowadzenie dokumentacji płacowej i osobowej pracowników wymagane jest ustawowo i zgodnie z wymogami RODO. W Pol Kaizen jest prowadzona stała obsługa archiwów zakładowych, więc firma korzystająca z takiej obsługi ma gwarancję, że wszystkie dokumenty są prawidłowo uporządkowane oraz ewidencjonowane. Udostępnianie akt jest możliwe jedynie uprawnionym osobom i organom zgodnie z obowiązującymi przepisami i na podstawie wytycznych zawartych w umowie.