Prowadzenie firmy wiąże się z gromadzeniem sporej ilości dokumentów. Niektóre z nich można stosunkowo szybko zutylizować, inne natomiast należy archiwizować przez określony czas. Każdy przedsiębiorca powinien więc dowiedzieć się, jakie dokumenty należy przechowywać. W archiwizacji newralgicznych umów, faktur czy danych firmowych może pomóc biuro rachunkowe Hibiskus z województwa mazowieckiego.

Archiwizacja dokumentów księgowych

Składowanie dokumentów wiąże się nie tylko z koniecznością wygospodarowania odpowiedniej ilości miejsca na stosy teczek i papierów, ale przede wszystkim z niepodważalną organizacją, dzięki której przedsiębiorca bez mrugnięcia okiem będzie mógł wskazać przysłowiową półkę, na której kontroler znajdzie wskazane umowy czy faktury. Mieszczące się w Warszawie biuro rachunkowe Hibiskus proponuje swoim klientom profesjonalną archiwizację dokumentów. Dlaczego warto skorzystać z jego usług? Przede wszystkim z wygody, ale nie tylko.

Kolejnym argumentem są względy bezpieczeństwa – właściciel firmy może mieć pewność, że wszelkie dane, które znajdują się w dokumentach, są pilnie strzeżone i nie mają do nich dostępu osoby niepowołane. Należy zaznaczyć, że nieprawidłowe przechowywanie dokumentów wiąże się z poniesieniem odpowiedzialności karnoskarbowej. Co to oznacza w praktyce? Jeśli przedsiębiorca nie składuje dokumentów w siedzibie firmy lub pod wskazanym adresem, a więc na przykład w biurze rachunkowym, które świadczy również usługi archiwizacyjne, musi liczyć się z wysoką grzywną.

Jakie dokumenty należy archiwizować?

Mimo tego, że archiwizacją dokumentów może zająć się biuro rachunkowe, to jednak przedsiębiorca powinien wiedzieć, co właściwie należy dostarczyć do jego siedziby. Do podstawowych dokumentów podlegających archiwizacji zalicza się wszystkie oryginały i kopie faktur VAT oraz rachunków, prowadzone księgi podatkowe oraz dokumenty związane z księgowością, a także dowody podatkowe. Zgodnie z przepisami, zobowiązanie podatkowe ulega przedawnieniu po upływie pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to, że czas, w którym można zniszczyć dokumenty związane z rocznym zeznaniem podatkowym z 2021 roku, których termin płatności minął 30 kwietnia 2022 roku, przypada dopiero na 31 grudnia 2028 roku.

Jeśli natomiast chodzi o wnioski wypełniane podczas zakładania działalności gospodarczej, to należy składować je przez cały okres istnienia firmy. Co ciekawe, dokumenty pracowników firmy należy przechowywać aż przez 50 lat po rozwiązaniu stosunku pracy. Jak widać, z usług archiwizacyjnych biura rachunkowego Hibiskus warto skorzystać również z uwagi na to, że pracujący w nim, doświadczeni specjaliści będą wiedzieć, ile należy przechowywać wybrane dokumenty i kiedy może je zniszczyć.