W każdej firmie i organizacji generuje się niezliczone ilości dokumentów zawierających dane osobowe. Mogą być tworzone na nośnikach papierowych, jak i elektronicznych. Wszystkie podlegają określonym standardom utylizacji, opisanych w przepisach RODO. Przedsiębiorstwo może niszczyć dokumenty samodzielnie lub wynająć do tego zadania specjalistyczną firmę.

Regulamin niszczenia dokumentów

Obowiązujące już do niemal dwóch lat przepisy RODO nie tylko nakładają na podmioty zajmujące się przetwarzaniem danych osobowych restrykcyjne zasady ich przechowywania, ale również utylizacji. W każdej firmie powinien znaleźć się oficjalny zapis ilustrujący wytyczne odnoszące się do niszczenia dokumentów. Ponadto pracownicy powinni zostać z tego zakresu przeszkolony, a także uświadomiony w kwestii zagrożeń, jakie wynikają z niewłaściwego postępowania. Każdy bowiem przypadek naruszenia ochrony danych wiąże się z obowiązkiem poinformowania Urzędu Ochrony Danych Osobowych, a także skutkuje nałożeniem kary wynoszącej 4% całkowitych rocznych dochodów firmy.

Termin niszczenia dokumentów

Zapisy RODO stanowią, że wszystkie dokumenty zawierające dane osobowe klientów, kontrahentów, a także osób zatrudnionych muszą zostać zutylizowane natychmiast po ustaniu okresu ich przetwarzania. Dotyczy to danych przechowywanych na rozmaitych nośnikach, zarówno w wersji papierowej, jak i cyfrowej. W przypadku dokumentów kadrowych termin archiwizacji został skrócony z 50 na 10 lat dla akt pracowniczych osób zatrudnionych po 1 stycznia 1999 roku. Z kolei dla dokumentów księgowych w większości termin archiwizacji wynosi 5 lat z wyjątkiem dowodów księgowych dotyczących wpływów ze sprzedaży detalicznej oraz rękojmi i reklamacji. Te z kolei powinny być przechowywane wyłącznie rok.

Metody utylizacji dokumentów

Do bieżącego niszczenia firma powinna dysponować odpowiednimi urządzeniami. Ich parametry są ściśle opisane w RODO, a mianowicie muszą spełniać wymagania na poziomie P-3 oraz normy DIN 66399. Oznacza to, że fragmenty powstałe po procesie niszczenia nie mogą być większe niż 320 mm2, co uniemożliwi odtworzenie z nich całości dokumentu. Utylizacja we własnym zakresie nie stanowi problemu, o ile nie ma konieczności pozbycia się archiwizowanych przez kilka lat akt. W takiej sytuacji najlepiej powierzyć to zadanie specjalistom, na przykład firmie utylizacyjnej Eko-Wtór z Bożanowa. W ramach takiej usługi dokumentacja zostanie odebrana od klienta i zabezpieczona w specjalnych pojemnikach, które uniemożliwią przedostanie się zawartości w niepowołane ręce. Taka procedura wymaga spisania protokołu, który potwierdzi trwałe zniszczenie wszystkich przekazanych nośników danych.