Jednym z największych problemów przedsiębiorców jest konieczność przechowywanie licznych dokumentów oraz utylizowania ich wtedy, kiedy się przedawnią. Niestety, dokumentów zawierających dane osobowe klientów nie wolno wyrzucać w całości. W jaki sposób należy je niszczyć, aby dane osobowe i firmowe były bezpieczne? Komu najlepiej zlecić to zadanie?
RODO – koszmar współczesnych przedsiębiorców
Ustawa dotycząca ochrony danych osobowych zwiększa bezpieczeństwo obywateli, lecz jednocześnie przysparza problemów przedsiębiorcom. Nawet wypłynięcie pojedynczych danych może mieć tragiczne skutki dla firmy, która zostanie pociągnięta do odpowiedzialności. Jak przestrzegać zasad RODO i jednocześnie pozbyć się starych dokumentów? Jedynym skutecznym sposobem jest zniszczenie dokumentów w taki sposób, aby stały się nieczytelne. Właściciele firm muszą pamiętać o tym, aby wszystkie nośniki zawierające poufne informacje były przechowywane w jednym miejscu. W przeciwnym razie mogą przez przypadek dostać się w niepowołane ręce.
Nie tylko papierowe!
Kiedy mowa o dokumentach, większość myśli wyłącznie o ich papierowej formie. W dzisiejszych czasach ważne informacje są umieszczanie nie tylko na papierze, ale również nośnikach danych – na przykład płytach CD. Nośniki powinny być niszczone w taki sposób, aby było to nieodwracalne, a nie zawsze jest to łatwe. Wiele firm informatycznych jest w stanie odczytać dane nawet z mocno uszkodzonych nośników, dlatego nie warto zabierać się za niszczenie samodzielnie, jeśli nie posiada się odpowiedniej wiedzy i doświadczenia w tym zakresie. Do poufnych danych można zaliczyć dane osobowe klientów oraz pracowników, ale również z pozoru mniej oczywiste dokumenty – między innymi te, które zawierają plany i strategie firmy oraz jej sytuację finansową. Wypłyniecie tego typu informacji na zewnątrz, mogłoby spowodować wiele problemów w firmie.
Komu zlecić niszczenie?
Niszczeniem danych powinni zająć się profesjonaliści, którzy doskonale wiedzą, w jaki sposób pozbyć się dokumentów, aby stały się nieczytelne dla osób postronnych. Jedną z polecanych firm jest przedsiębiorstwo Acta Nova, które oferuje usuwanie zarówno dokumentów papierowych, jak i nośników danych. Właściciele przedsiębiorstw mogą nawiązać stałą współpracę, polegającą na regularnym odbiorze niepotrzebnych dokumentów. Dzięki temu nie będą one zalegały w firmie, przez co zwolni się sporo miejsca i będzie panował większy porządek. Korzystanie z usług profesjonalistów to przede wszystkim gwarancja bezpieczeństwa!