Księgi przychodów i rozchodów stanowią jedno z narzędzi ewidencjonowania podatków. Wykorzystywane jest ono w małych oraz średnich przedsiębiorstwach, które jako ustrój podatkowy przyjęły tzw. małą księgowość zwaną też księgowością uproszczoną. Wspomniane księgi są zatem znacznie prostsze w prowadzeniu niż księgi rachunkowe stosowane w firmach stosujących zasady ogólne. Dla szybkiego zapisywania w nich wszystkich ważnych zdarzeń gospodarczych warto, by miały one formę elektroniczną. Wtedy jednak należy wypełniać kilka dodatkowych przepisów. O nich opowiadają księgowi biura rachunkowego KWADRA, które działa w Gdańsku.

Warunki prowadzenia KPiR w formie elektronicznej

Księgowi z biura rachunkowego KWADRA podkreślają, że przedsiębiorcy, którzy chcą prowadzić księgi przychodów i rozchodów w formie elektronicznej, muszą przestrzegać przepisów zapisanych w § 28 pkt. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Wedle obowiązującego prawa KPiR w formie cyfrowej uznawane jest za prawidłowo prowadzone, jeśli:

  • Przedsiębiorca przygotował instrukcję obsługi programu, w którym prowadzi elektroniczną KPiR. Ważne jest to szczególnie w przypadku kontroli skarbowych.

  • Przedsiębiorca wykorzystuje program komputerowy zapewniający klarowny i bezzwłoczny wgląd do wszelkich treści, od dowodów księgowych począwszy, na wszystkich kolumnach KPiR według obowiązującego wzoru kończąc.

  • Przedsiębiorca stosuje program, który pozwala na wydrukowanie wszystkich danych zgodnie ze wzorem księgi (w porządku chronologicznym).

  • Przedsiębiorca zadbał o trwałe zapisywanie wszystkich danych w KPiR. Muszą one być archiwizowane oraz zabezpieczone przed zniszczeniem, zniekształceniem oraz modyfikacją w sposób nieuprawniony.

Księgowi biura rachunkowego KWADRA zapewniają, że po spełnieniu wymienionych warunków dana firma nie musi przygotowywać ksiąg przychodów i rozchodów na papierze. Dodają oni, iż od 2023 roku przedsiębiorcy będą mieli obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, KPiR oraz innych ewidencji podatkowych w formie elektronicznej. Warto zatem już teraz przygotować się do planowanych zmian. Eksperci biura KWADRA w prosty sposób przygotowują firmę klienta do wszystkich nowych założeń Polskiego Ładu.

KPiR w formie elektronicznej, czyli jakiej?

Forma elektroniczna ksiąg przychodów i rozchodów może być różna, jeśli chodzi o zaplecze techniczne. Istotne jest jednak zawsze to, by narzędzie ewidencjonowania podatków było dostosowane do obowiązujących wymogów prawnych, w tym do wzoru księgi załączonego do wspomnianego wcześniej Rozporządzenia. Jak wyjaśniają księgowi biura KWADRA z Gdańska, KPiR można prowadzić w:

  • specjalnych programach księgowych, również w wersjach na urządzenia mobilne,

  • chmurach i na specjalnych portalach internetowych,

  • modułach księgowych systemów ERP firm.

Jakie rozwiązania proponuje zespół KWADRA? Biuro to zawsze dostosowuje swoją pracę do wymagań klienta, uzgadniając z nim najefektywniejsze i najdogodniejsze dla niego formy współpracy. Dotyczy to nie tylko prowadzenia elektronicznych ksiąg przychodów i rozchodów, ale także ryczałtu ewidencjonowanego, ksiąg rachunkowych, spraw kadrowo-płacowych czy ewidencji środków trwałych. O szczegóły warto zatem pytać księgowych biura KWADRA podczas bezpłatnych konsultacji.