Księgi przychodów i rozchodów stanowią jedno z narzędzi ewidencjonowania podatków. Wykorzystywane jest ono w małych oraz średnich przedsiębiorstwach, które jako ustrój podatkowy przyjęły tzw. małą księgowość zwaną też księgowością uproszczoną. Wspomniane księgi są zatem znacznie prostsze w prowadzeniu niż księgi rachunkowe stosowane w firmach stosujących zasady ogólne. Dla szybkiego zapisywania w nich wszystkich ważnych zdarzeń gospodarczych warto, by miały one formę elektroniczną. Wtedy jednak należy wypełniać kilka dodatkowych przepisów. O nich opowiadają księgowi biura rachunkowego KWADRA, które działa w Gdańsku.
Warunki prowadzenia KPiR w formie elektronicznej
Księgowi z biura rachunkowego KWADRA podkreślają, że przedsiębiorcy, którzy chcą prowadzić księgi przychodów i rozchodów w formie elektronicznej, muszą przestrzegać przepisów zapisanych w § 28 pkt. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Wedle obowiązującego prawa KPiR w formie cyfrowej uznawane jest za prawidłowo prowadzone, jeśli:
Przedsiębiorca przygotował instrukcję obsługi programu, w którym prowadzi elektroniczną KPiR. Ważne jest to szczególnie w przypadku kontroli skarbowych.
Przedsiębiorca wykorzystuje program komputerowy zapewniający klarowny i bezzwłoczny wgląd do wszelkich treści, od dowodów księgowych począwszy, na wszystkich kolumnach KPiR według obowiązującego wzoru kończąc.
Przedsiębiorca stosuje program, który pozwala na wydrukowanie wszystkich danych zgodnie ze wzorem księgi (w porządku chronologicznym).
Przedsiębiorca zadbał o trwałe zapisywanie wszystkich danych w KPiR. Muszą one być archiwizowane oraz zabezpieczone przed zniszczeniem, zniekształceniem oraz modyfikacją w sposób nieuprawniony.
Księgowi biura rachunkowego KWADRA zapewniają, że po spełnieniu wymienionych warunków dana firma nie musi przygotowywać ksiąg przychodów i rozchodów na papierze. Dodają oni, iż od 2023 roku przedsiębiorcy będą mieli obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, KPiR oraz innych ewidencji podatkowych w formie elektronicznej. Warto zatem już teraz przygotować się do planowanych zmian. Eksperci biura KWADRA w prosty sposób przygotowują firmę klienta do wszystkich nowych założeń Polskiego Ładu.
KPiR w formie elektronicznej, czyli jakiej?
Forma elektroniczna ksiąg przychodów i rozchodów może być różna, jeśli chodzi o zaplecze techniczne. Istotne jest jednak zawsze to, by narzędzie ewidencjonowania podatków było dostosowane do obowiązujących wymogów prawnych, w tym do wzoru księgi załączonego do wspomnianego wcześniej Rozporządzenia. Jak wyjaśniają księgowi biura KWADRA z Gdańska, KPiR można prowadzić w:
specjalnych programach księgowych, również w wersjach na urządzenia mobilne,
chmurach i na specjalnych portalach internetowych,
modułach księgowych systemów ERP firm.
Jakie rozwiązania proponuje zespół KWADRA? Biuro to zawsze dostosowuje swoją pracę do wymagań klienta, uzgadniając z nim najefektywniejsze i najdogodniejsze dla niego formy współpracy. Dotyczy to nie tylko prowadzenia elektronicznych ksiąg przychodów i rozchodów, ale także ryczałtu ewidencjonowanego, ksiąg rachunkowych, spraw kadrowo-płacowych czy ewidencji środków trwałych. O szczegóły warto zatem pytać księgowych biura KWADRA podczas bezpłatnych konsultacji.