Małe i średnie przedsiębiorstwa, które rozliczają swoje podatki wedle zasad księgowości uproszczonej, chętnie stawiają na współpracę z biurami rachunkowymi. Obecnie prawdziwym standardem jest zatem outsourcingowa obsługa księgowa w formie zdalnej. Mowa o księgowości online, która ułatwia rozliczanie dokumentów i obniża koszty związane właśnie ze sprawami podatkowymi firmy. Potwierdza to księgowa Monika Panuszewska, której biuro rachunkowe działające w Starej Krępie, gm.Przasnysz, oferuje prowadzenie elektronicznych KPiR. Czym się one wyróżniają i jakie mają zalety?
Czym jest księgowość elektroniczna?
Księgowość elektroniczna, zwana inaczej księgowością online lub internetową, to prowadzenie wszelkich działań rachunkowych firmy w formie cyfrowej. Oznacza to, że narzędziem potrzebnym do wykonywania odpowiednich rozliczeń są chmury internetowe, moduły księgowe programów ERP, specjalistyczne programy księgowe czy bezpłatne/odpłatne portale rachunkowe. Rozwiązań, które można wykorzystać, jest zatem wiele, a potwierdzeniem tych słów są usługi księgowości elektronicznej biura rachunkowego Moniki Panuszewskiej. Proponuje ono klientom narzędzia księgowe idealnie dopasowane do profilu ich działalności oraz indywidualnych potrzeb. Czy jednak na rozliczeniach online kończy się księgowość elektroniczna?
Księgowa Monika Panuszewska wyjaśnia, że wiąże się ona także z powinnościami względem ZUS, US czy nawet GUS, które w wielu przypadkach muszę być wykonane właśnie w formie online. Przykładem jest Jednolity Plik Kontrolny, wysyłany przez przedsiębiorców wedle obowiązujących przepisów właśnie w formie elektronicznej. Księgowość online jest zatem standardem, który na dobre wchodzi w życie – w najbliższych latach powinność prowadzenia ksiąg rachunkowych (księgowość pełna) oraz ksiąg przychodów i rozchodów (księgowość uproszczona) w programach komputerowych będzie narzucona przez prawo. Już teraz warto zatem przejść na rachunkowość cyfrową z biurem Moniki Panuszewskiej.
Na czym polega prowadzenie KPiR online?
Elektroniczne KPiR od strony formalnej nie różni się znacznie od księgowania operacji gospodarczych w formie papierowej. Księgi przychodów i rozchodów nadal dzielą się na kilkanaście kolumn, a przedsiębiorca jest zobowiązany do przedstawiania wszystkich dokumentów kosztowych, faktur sprzedażowych oraz do prowadzenia ewidencji środków trwałych, niematerialnych i prawnych. Ważny jest też rejestr VAT, a także inne indywidualne powinności firmy w zgodzie z przyjętym przez nią ustrojem podatkowym. Czym zatem wyróżniają się elektroniczne KPiR?
Księgowa Monika Panuszewska tłumaczy, że księgowość online różni się od konwencjonalnej rachunkowość głównie od strony technicznej. Przedsiębiorca ma bowiem stały dostęp do narzędzia księgowego, podobnie jak obsługujące jego firmę biuro rachunkowe. Współpraca jest w 100% zdalna i błyskawiczna. Faktury i innego dowody księgowe to najczęściej skany lub gotowe dokumenty elektroniczne, a rozliczenia przesyłane są do organów kontrolnych przez specjalne systemy.
Zasady prowadzenia elektronicznych KPiR
By móc prowadzić księgi przychodów i rozchodów w formie elektronicznej należy spełnić kilka ważnych warunków. Zalicza się do nich konieczność przygotowania programu księgowego tak by:
w prosty sposób móc drukować wszystkie księgowane dokumentu;
w łatwy sposób mógł być obsługiwany przez urzędników w trakcie kontroli (instrukcja obsługi);
gwarantował on odpowiednie zabezpieczenie dokumentów przed uszkodzeniem, kradzieżą czy zniekształceniem.
Szczegółowe zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów w formie elektronicznej określa § 31 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.).
5 korzyści z księgowości online
Księgowość online jest bardzo ceniona przez przedsiębiorców, ponieważ mogą w 100% skoncentrować się na swojej działalności głównej. Powierzenie w ręce księgowej Moniki Panuszewskiej elektronicznych KPiR to również:
Pełna kontrola nad księgowością.
Niskie koszty księgowości.
Szybkie rozliczanie.
Brak błędów i możliwość szybkiego wprowadzania korekty.
Pełne bezpieczeństwo księgowości firmy.
