W każdej, najmniejszej nawet firmie konieczne jest prowadzenie księgowości, w skład której wchodzi obsługa kadrowo płacowa. Kadry i płace to dział zajmujący się obsługą pracowników – rozwiązujący problemy, sporządzający umowy oraz rozliczenia. Sprawdź, co wchodzi w zakres obsługi kadrowo-płacowej i na czym polega outsourcing tych usług. Poznaj zalety współpracy z biurem rachunkowym.

Co wchodzi w zakres obsługi kadrowo płacowej?

Kadry i płace to jeden z działów funkcjonujących w strukturach każdej firmy. W zakres tych działań wchodzą wszystkie obowiązki związane z obsługą pracowników, wystawianiem umów, zaświadczeń oraz realizacją wynagrodzeń. Choć pracodawca może te zadania wykonywać samodzielnie, zazwyczaj robią to biura rachunkowe, oferujące pełną obsługę kadrowo-płacową.  

Zazwyczaj obsługę kadr i płac powierza się firmowym księgowym lub firmom zewnętrznym. Firmy takie jak Wiebro Usługi księgowe Wiesława Brokan realizują dla firm szeroki zakres usług księgowych, rachunkowych i kadrowo-płacowych. Zajmują się bieżącą obsługą pracowników i wszystkich kwestii związanych z ich zatrudnieniem. Przechowują także dane osobowe pracowników, zgodnie z obowiązującymi regulacjami RODO i innymi przepisami. W zakres usług kadrowo-płacowych wchodzą także inne działania, takie jak:

  • nanoszenie zmian w dokumentach i umowach,
  • wyliczanie oraz udzielanie urlopów,
  • wyliczanie i wypłacanie pracownikom wynagrodzeń, premii oraz ekwiwalentów,
  • przygotowywanie umów i zmian w umowach, a także wypowiedzeń dla pracowników.

Firmy zajmujące się kadrami i płacami ewidencjują także zwolnienia lekarskie, urlopy wypoczynkowe, macierzyńskie (lub tacierzyńskie), wychowawcze, a także okolicznościowe. Biura rachunkowe współpracują też z ZUS i US, reprezentując firmę.

Na czym polega outsourcing usług kadrowo-płacowych?

Duże przedsiębiorstwa często posiadają własny dział kadrowo-płacowy i zatrudniają księgowych na etat. Wiele firm jednak nie posiada odpowiedniego zaplecza, by stworzyć taki sektor – koszty stworzenia nowych stanowisk pracy, zakupu sprzętu i oprogramowania nie należą do niskich. W takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług firmy zewnętrznej – biura rachunkowego; na zasadzie outsourcingu.

Określenie to oznacza realizowanie tych usług poza siedzibą firmy – na zasadzie współpracy między biurem rachunkowym a firmą. Wybrane biuro oferuje pracodawcy realizację wybranych przez niego usług za pomocą własnego sprzętu i oprogramowania, a także w siedzibie biura rachunkowego. Dlaczego warto wybrać to rozwiązanie?

Zalety korzystania z outsourcingu

Outsourcing obsługi kadrowo-płacowej pozwala na znaczną oszczędność czasu i pieniędzy. Decydując się na to rozwiązanie, nie musisz bowiem martwić się o odpowiednie przeszkolenie pracowników i tworzenie stanowisk. Co więcej, wybierając sprawdzone biuro rachunkowe, zyskujesz pewność, że jego pracownicy wykonają powierzone im zadania z należytym zaangażowaniem i uwagą, a także zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami.

Nie tylko nie musisz się martwić o możliwość popełnienia błędów lub opóźnienia – biura rachunkowe mają obowiązek wykupienia ubezpieczenia OC, będącego zabezpieczeniem dla klientów; ale też podobnie jak w przypadku zatrudniania pracowników we własnym biurze masz stały dostęp do wszystkich danych.