Przedsiębiorcy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji wszystkich operacji gospodarczych swoich firm. Jednym ze sposobów systemów rejestracji jest prowadzenie ksiąg rachunkowych, które opisują wszystkie środki przepływające przez firmę – wydatków,  przychodów, wynagrodzeń pracowników, kosztów wynajmu pomieszczeń, wszystkich zobowiązań kredytowych i innych. Dzięki nim uzyskuje się szereg informacji o sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.

Skład ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe obejmują pięć głównych elementów, które rejestrują różne operacje. Pierwszym z nich jest dziennik, w którym chronologicznie i systematycznie umieszcza się wszystkie działania gospodarcze. Powinno się go prowadzić tak, aby z łatwością ustalić zestawienia obrotów i salda kont księgi głównej. Drugi to konta syntetyczne (zwane również księgą główną), obejmujące te same zapisy, co dziennik. Trzecim elementem są konta ksiąg pomocniczych, gdzie rejestruje się środki trwałe, rozrachunki z pracownikami i kontrahentami,  operacje gotówkowe, koszty składników aktywów oraz operacje sprzedaży i zakupu. Czwarta część to bilans próbny, w którym zestawia się obroty i salda (przynajmniej raz w miesiącu). Operacja to pozwala sprawdzić, czy wszystkie zapisy umieszczone w dzienniku i księdze głównej są poprawne. Natomiast ostatni element obejmuje inwentarz, czyli wykaz detali aktywów oraz pasywów.

Kto zajmuje się prowadzeniem ksiąg rachunkowych?

Każda firma może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych etatowej księgowej lub zewnętrznemu podmiotowi. Korzystanie z tej drugiej opcji często okazuje się bardziej opłacalne niż posiadanie stałego pracownika. Kancelaria Biegłego Rewidenta Anna Jędrzejewska specjalizuje się w tego typu usługach. Zatrudnienie jej gwarantuje, że księgi będą prowadzone rzetelnie, zgodnie ze stanem rzeczywistym i na bieżąco. W zależności od życzenia klienta mogą być zapisane w formie papierowej, na komputerze lub innych trwałych nośnikach.

Kto bierze odpowiedzialność za poprawność danych w księgach rachunkowych?

Pamiętajmy jednak, że zatrudnienie profesjonalisty nie wiąże się ze zwolnieniem przedsiębiorcy z odpowiedzialności za dane umieszczone w księgach rachunkowych. Oczywiście dopuszczalne jest poprawianie błędów, polegające na wykreśleniu nieprawidłowego zapisu i umieszczeniu obok daty. Jednak musi to zostać wykonane w taki sposób, aby w dalszym ciągu oba pozostawały czytelne – zarówno ten błędny, jak i właściwy. Drugą formą korekcji błędów jest strono. Wykorzystuje się ją, gdy pomyłki zostaną wykryte po zamknięciu miesiąca. Wtedy należy wprowadzić uzupełniający zapis liczbowy dodatni i ujemy.