25 maja 2018 r. weszło w życie rozporządzenie o ochronie danych osobowych RODO, wprowadzając nowe przepisy dotyczące przechowywania i przetwarzania danych osobowych obywateli. Każda firma przechowująca dane osobowe, jest zobowiązana do przestrzegania tych przepisów. Największym wyzwanie jest skuteczne niszczenie dokumentów, by dane osobowe nie dostały się w niepowołane ręce.
Profesjonalne niszczenie dokumentacji papierowej.
Dokumenty z danymi osobowymi powinny być profesjonalnie i skutecznie niszczone. Każda organizacja gromadzi dokumenty, na których znajdują się poufne dane interesantów, klientów. Wystarczy wspomnieć tylko o stosach faktur, formularzach zamówień, umowach nie tylko z kontrahentami, ale i z pracownikami czy też o notatkach i zapiskach, a mamy obraz stosu papieru. Musimy się wszystkiego pozbyć, żeby nie dostało się w niepowołane ręce, bo możemy mieć ogromne problemy z tego tytułu. Z pewnością nie mogą znaleźć się na śmietniku.
Dokumenty tworzone są każdego dnia w firmach, instytucjach i innych organizacjach. Należy zadbać, żeby osoby nieupoważnione, nie miały do nich dostępu. Jest kilka sposobów na niszczenie dokumentów firmowych jak podarcie, pocięcie nożyczkami, zlecenie pracownikowi zniszczenie dokumentów w niszczarce lub spalenie. Jeśli dokumentów jest niewiele, to poradzimy sobie i problemu tak naprawdę nie ma, ale już przy większej ilości papieru, nawet firmowe niszczarki, nie przerobią sterty dokumentów. Musimy zdawać sobie sprawę, że jest to zajęcie czasochłonne, więc nie ma możliwości, pozbycia się danych klientów.
Zlecenie usługi niszczenia dokumentów.
Warto zlecić niszczenie dokumentacji zawierającej dane osobowe firmie, która świadczy tego typu usługi np. Happy Tree. Profesjonalna usługa polega na tym, że firma zajmująca się niszczeniem dokumentów, dostarcza specjalne pojemniki, do których wkładamy papiery. Pojemniki są plombowane i zabezpieczane i przewożone do miejsca, gdzie zostaną zniszczone zgodnie z najwyższą trzecią klasą tajności według normy DIN 66399. Możemy być spokojni o dane w dokumentach. Po zniszczeniu otrzymujemy oficjalny certyfikat i inne wymagane dokumenty.
Skuteczna utylizacja dokumentów to gwarancja bezpieczeństwa.
Powyższy sposób niszczenia dokumentów zaoszczędza przede wszystkim nasz czas i pieniądze. Nie musimy posiadać żadnych urządzeń do utylizacji oraz angażować pracowników. Mamy też pewność, że nie nastąpi przeciek danych klientów czy interesantów (w urzędach). Ten sposób niszczenia danych jest zgodny z prawem. Kiedy dokumentów w firmie przybywa, ryzyko wycieku danych znacznie się zwiększa. Z tego powodu, musimy, tak je zabezpieczyć, żeby nie było najmniejszej szansy, że ktoś je w jakikolwiek sposób wykorzysta.
Możemy zażyczyć sobie nagranie całego procesu niszczenia dokumentów. Firma zajmująca się tego typu usługami musi być wiarygodna. Przykładowo Happy Tree weryfikuje swoich pracowników pod kątem niekaralności. Zatrudniona kadra jest zobowiązana do przestrzegania tajemnicy. Firma zobowiązuje się do przestrzegania rygorystycznych norm bezpieczeństwa i wszystkich obowiązujących przepisów prawa. Dobrze, kiedy zleceniobiorca posiada doświadczenie, referencje i ubezpieczenie, gdyż mamy pewność, że firma jest wiarygodna i nie będziemy pociągnięci do odpowiedzialności, w przypadku wykorzystania dokumentów, przeznaczonych do utylizacji.
