Najlepsze biura rachunkowe w Polsce oferują kompleksową obsługę kadrowo-płacową i księgową różnym klientom, nie zapominając przy tym o zakładaniu oraz prowadzeniu ewidencji środków trwałych. Do czego potrzebny jest taki spis i z czego się składa? O tym opowiadają księgowi biura rachunkowego PW Pauliny Waligórskiej z Wolsztyna.

Definicja środków trwałych

Zanim księgowi biura rachunkowego PW zdradzą, z czego składa się ewidencja środków trwałych, warto dowiedzieć się, czym są owe środki trwałe (ŚT). Najprostszą definicję podaje ustawa o PIT, której artykuły wskazują, iż zalicza się do nich wszystkie składniki rzeczowe działalności gospodarcze, które uznaje się za aktywa. Dodać należy, iż aktywa te mogą zostać uznane za środku trwałe tylko wtedy, kiedy są:

  • nabyte albo wytworzone we własnym zakresie,
  • własnością bądź współwłasnością danej firmy,
  • kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do użytkowania,
  • wykorzystywane przez przedsiębiorstwo przez okres przynajmniej 24 miesięcy.

Tym samym środkami trwałymi mogą być pojazdy, wyposażenie biurowe, urządzenia techniczne, maszyny przemysłowe, infrastruktura inżynieryjna, grunty, budynki, lokale użytkowe, narzędzia i przyrządy, aparatura medyczna, a nawet inwentarz żywy tj. zwierzęta gospodarcze. Jeśli zaś przedsiębiorca nie wie, czy dany aktyw może być uznany za ŚT, wystarczy, że zweryfikuje pozycje uwzględnione w tzw. Klasyfikacji Środków Trwałych. Prostszym sposobem jest też przekazanie pełnej odpowiedzialności na ewidencjonowane środków trwałych specjalistom z biura rachunkowego PW.

Ewidencja środków trwałych w pigułce

Jak można wywnioskować, ewidencja środków trwałych to po prostu spis ŚT w firmie. Do czego jednak potrzebny jest taki dokument prowadzany w formie cyfrowej lub papierowej? Księgowi biura rachunkowego PW wyjaśniają, iż ewidencja środków trwałych jest bezsprzecznie potrzebna do poddawania określonych składników majątków przedsiębiorstwa korzystnej amortyzacji. Jej przeprowadzanie – zwłaszcza w przypadku cenniejszych środków trwałych – nie należy do zadań prostych, dlatego zawsze ważne jest wsparcie księgowych. Uwzględni oni również wypełnianie ewidencji, która musi składać się z kilkunastu ważnych kolumn. Nie może zabrać w niej rubryki wskazującej:

  • datę nabycia środka trwałego i przyjęcia go do używania.
  • dowodów stwierdzający nabycie.
  • wartość początkową środka trwałego i jego stawki amortyzacyjnej,
  • kwotę odpisu amortyzacyjnego,
  • wartości ulepszenia zwiększającego wartość początkową,
  • datę likwidacji lub zbycia środka trwałego wraz z podaną przyczyną.

Księgowi biura PW dodają, że każda ewidencja musi wskazywać również wartości niematerialne i prawne warte więcej niż 10 tysięcy złotych (netto w przypadku czynnych podatników VAT oraz brutto dla podatników zwolnionych z VAT np. na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT).

Obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych

Obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych spoczywa na wszystkich podatnikach, zarówno tych rozliczających się w ramach ryczałtu ewidencjonowanego lub księgi przychodów i rozchodów (księgowość uproszczona), jak i ksiąg rachunkowych (księgowość pełna). Księgowi biura rachunkowego PW prowadzą zatem spis ŚT różnych podmiotów gospodarczych, w tym tych będących:

  • osobami fizycznymi,
  • spółkami w spadku,
  • spółkami jawnymi osób fizycznych,
  • spółkami cywilnymi osób fizycznych
  • spółkami partnerskimi.

Raz jeszcze warto dodać, że takie przedsiębiorcy mogą prowadzić ewidencję środków trwałych na papierze lub w wersji cyfrowej. Mogą też dokonywać tego sami, zlecać to własnym etatowym księgowym, albo zewnętrznym ekspertom z biur rachunkowych takich jak PW Pauliny Waligórskiej z Wolsztyna.