Archiwizacja dokumentów kojarzona jest z procesem żmudnym i skomplikowanym. Niestety jest to obowiązek, który dotyczy każdego przedsiębiorcy. W firmach z dużą ilością dokumentów papierowych, sprawne zorganizowanie całego obiegu to podstawa. Pomagają w tym produkty z Zakładów Papierniczych Delfin. Jak prawidłowo uporządkować dokumenty w przedsiębiorstwie? O czym pamiętać?
Zasady archiwizacji dokumentów
Podstawową kwestią w prawidłowym przechowywaniu dokumentów, jest ich klasyfikacja. Najbardziej efektywnym sposobem podziału jest porządkowanie według okresu archiwizacji. Inny obowiązuje na dokumenty podatkowe, a jeszcze inny te związane z kadrami. Dopiero po upływie określonego okresu można je zutylizować. Do tego czasu powinny być odpowiednio przechowywane. Produkcją systemów do archiwizacji zajmują się Zakłady Papiernicze Delfin. Dzięki nim dużo łatwiej jest utrzymać porządek chronologiczny w dokumentach. Jak wyjaśnia specjalista:
Istotnym elementem archiwizacji dokumentów jest również możliwość szybkiego odnalezienia konkretnej dokumentacji, gdy tylko zajdzie taka potrzeba. Stosowanie jednolitych systemów znacznie usprawnia cały proces.
Metody przechowywanie dokumentów
Niedbałe podejście do przechowywania dokumentów papierowych może wiązać się z naruszeniem danych osobowych, bądź innymi uchybieniami. Może to skutkować przykrymi konsekwencjami, także finansowymi. Dlatego tak istotne jest, aby wprowadzić w firmie systemy do archiwizacji, które zapewnią odpowiednią ochronę danych zawartych na papierowych dokumentach. Zarchiwizowane pudła powinny znajdować się w specjalnie do tego przeznaczonym pomieszczeniu. Istotne jest także, aby sposób ich kodowania nie wskazywał bezpośrednio i jednoznacznie na zawartość. Dostęp do dokumentów powinny mieć wyłącznie uprawnione do tego osoby. Wszystko to znacznie ułatwiają dedykowane produkty, takie jak pudła do archiwizacji czy segregatory do przechowywania. Są to najpopularniejsze rozwiązania, które warto wprowadzić w swojej firmie.