Prowadzenie i przechowywanie dokumentów dotyczących zatrudnienia i przebiegu pracy pracowników jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Powinność ta wynika z przepisów Kodeksu pracy. Należyte wypełnianie tego obowiązku jest możliwe tylko wtedy, kiedy pracodawca wie, jakie dokumenty trzeba gromadzić i przez jaki czas je przechowywać. Warto w tej kwestii skorzystać z pomocy biura rachunkowego.

Podstawa do wyliczania wysokości wynagrodzenia

Dokumentacja płacowa zawiera między innymi źródła prawa oraz akty decyzyjne, a także dokumenty pracownicze i okresową dokumentację obliczeniową i pomocniczą. To właśnie na ich podstawie ustalone zostają zasady obliczania należności w konkretnym zakładzie pracy. Do takich dokumentów zalicza się również układ zbiorowy pracy czy regulamin wynagrodzeń. W skład dokumentacji płacowej wchodzą też:

  • Akty normatywne, np. Kodeks Pracy, Kodeks cywilny, odpowiednie rozporządzenia i ustawy;
  • Prawo pracy, cywilne, ubezpieczeniowe, emerytalne, podatkowe oraz interpretacje poszczególnych przepisów;
  • Orzeczenia sądu w sprawie płac;
  • Opinie prawne dotyczące konkretnych spraw płacowych;
  • Uchwały i zarządzenia organów przedsiębiorstwa na temat płac, planów zatrudnienia itd.;
  • Wydane zaświadczenia dotyczące wynagrodzenia;
  • Sprawozdania z zatrudnienia i płac;
  • Analizy, raporty, ekspertyzy, wnioski dotyczące płac;
  • Korespondencja płacowa.

Biuro rachunkowe, takie jak A&Z Biuro podatkowe Anna Zabłocka, w zakres takiej dokumentacji zalicza też umowy o pracę lub akty równorzędne zawierające oświadczenie woli pracodawcy i pracownika o podjęciu stosunku pracy, a także warunki i wysokość wynagrodzenia. W związku z tym dokumentacja kadrowo-płacowa składa się również z porozumień, orzeczeń, aneksów, regulaminów i decyzji odnoszących się do tych umów.

Podstawa do obliczania wysokości rent i emerytur

Lista płac, karta wynagrodzeń i inne dokumenty dotyczące wynagrodzenia pracowników muszą być przechowywane przez zakład pracy przez okres 50 lat od momentu zakończenia pracy u tego pracodawcy. Wynika to bezpośrednio z prawa emerytalno-rentowego, prawa pracy i zasad archiwizowania dokumentacji płacowej. Wymienione akty stanowią bowiem podstawę do ustalenia wymiaru renty lub emerytury. Część dokumentów, która nie jest dowodem księgowym, może być przechowywana krócej. Mowa tu o dokumentacji pomocniczej i obliczeniowej służącej do sporządzenia list płac. Akty można przechowywać we własnym, zakładowym archiwum lub przekazać je organom uprawnionym do świadczenia takich usług. Muszą być one dobrze zabezpieczone przed zniszczeniem i kradzieżą.