Przed rozpoczęciem własnej działalności trzeba pomyśleć o odpowiednim miejscu, w którym będzie zlokalizowane biuro. Lokal powinien przede wszystkim odpowiadać potrzebom firmy oraz jej pracowników. Wiele zależy także od rodzaju branży oraz osobistych wymagań i upodobań. Na co więc zwracać uwagę podczas wyboru idealnego biura dla swojej firmy?

Własny lokal biurowy – wynająć czy kupić?

Pierwszą kwestią, jaka pojawia się w trakcie poszukiwania biura, jest pytanie, czy lepiej je kupić, czy wynająć. Wiele zależy od budżetu, naszych preferencji, ale też od rodzaju działalności. Pierwsza opcja jest dobra dla firm, które raczej nie będą się zbytnio rozrastać, a więc np. kancelarie notarialne. Druga opcja, czyli lokale biurowe do wynajęcia, będzie odpowiednia dla większości biznesów, które planują się rozwijać i z biegiem czasu zatrudniać coraz więcej osób do pracy. Wraz ze stopniowym powiększaniem zespołu, wymagana jest bowiem także coraz większa przestrzeń.

Jak wybrać biuro dla swojej firmy?

Jest kilka istotnych kwestii, którymi należy kierować się podczas wyboru funkcjonalnego biura. Na początku trzeba koniecznie określić, do czego konkretnie będzie nam ono służyć, jakie mamy wymagania co do wyposażenia lokalu oraz jakim realnym budżetem dysponujemy. Później po dokładnej analizie ofert na rynku możemy już stwierdzić czy nasz budżet jest adekwatny do potrzeb i oczekiwań. Na co więc powinniśmy zwracać szczególną uwagę?

  • Powierzchnia biura – wybierając wielkość powierzchni biurowej, trzeba myśleć nie tylko o aktualnych potrzebach, ale mieć na uwadze też dłuższą perspektywę. Za kwartał czy rok obecna powierzchnia może okazać się już niewystarczająca.
  • Lokalizacja – wbrew pozorom nie zawsze biuro w ścisłym centrum miasta jest najlepszym rozwiązaniem. Wiele oczywiście zależy też od osobistych preferencji oraz od budżetu. Trzeba jednak wybrać miejsce, które jest dobrze skomunikowane z resztą miasta. Biuro powinno być więc zlokalizowane w pobliżu przystanków komunikacji miejskiej. Pozwoli to na bezproblemowy i punktualny dojazd pracowników do firmy. Poza tym dogodna lokalizacja jest bardzo ważna, jeśli w naszym biurze często będą gościć klienci czy kontrahenci. Warto też zadbać o to, by przed budynkiem był dostępny parking, co ułatwi dojazd osobom podróżującym własnym autem.
  • Siedziba firmy – ściśle łączy się z lokalizacją, jednak oprócz dogodnego położenia, ważny jest też sam budynek, w którym znajduje się biuro. Powinien swoim wyglądem zachęcać do odwiedzin, gdyż estetyczny i atrakcyjny design wpływa na wizerunek firmy oraz jej rozpoznawalność.
  • Funkcjonalność biura – nasze biuro ma być przede wszystkim funkcjonalne, wygodne, komfortowe w użytkowaniu i umożliwiać efektywną pracę. Trzeba więc określić, do czego głównie będzie służyło i oczywiście jak duża jest firma. Jeśli np. będziemy rekrutować pracowników, dobrze jest wybrać miejsce, w którym będziemy mieć dostęp do salek konferencyjnych oraz gdzie zagwarantowana będzie sprawna obsługa gości.

Biuro coworkingowe – dla kogo będzie odpowiednie?

Warto zaznaczyć, że oprócz kupienia lub wynajęcia własnego lokalu, do wyboru mamy też coworkingi. Co to jest coworking? Najprościej rzecz ujmując, jest to miejsce do pracy wspólnej, otwarta przestrzeń, w której pracują również inni przedsiębiorcy. Biura coworkingowe są szczególnie korzystne dla młodych start-upów, które zatrudniają np. kilka lub kilkanaście osób. Opcja ta jest znacząco tańsza niż wynajem własnego biura na wyłączność, dlatego sprawdzi się dla firm, które nie dysponują jeszcze dużym budżetem. Do dyspozycji mamy tutaj nowoczesne przestrzenie wspólne (sale konferencyjne, kuchnia), za które płacimy tylko częściowo, bo użytkujemy je z innymi. Korzystanie z biura coworkingowego daje szansę na kontakt i nawiązanie współpracy z innymi przedsiębiorcami. Nie dla każdego jednak atmosfera panująca w takim miejscu będzie odpowiednia. Trzeba więc kierować się osobistymi preferencjami oraz rodzajem firmy i sposobem jej prowadzenia.

Na co jeszcze zwracać uwagę przy wyborze biura?

Ważnym aspektem dla każdego pracownika jest swobodny dostęp do kuchni czy jadalni oraz miejsce do odpoczynku. Warto więc wybrać powierzchnię biurową, która oferuje także wspólną przestrzeń socjalną. Należy jednak pamiętać, by zawsze upewnić się, co znajduje się w cenie wynajmu, a za co będziemy musieli dopłacić. Czasami w cenie mamy również kawę i herbatę, a w innym miejscu nawet korzystanie z przestrzeni jadalnej objęte jest dodatkową opłatą.

Z punktu widzenia przedsiębiorcy istotnym aspektem jest również nieograniczony dostęp do biura. Czasami mamy chęć skorzystania z przestrzeni biurowej lub potrzebę pracy np. w wolny weekend czy późnym wieczorem. Dużym udogodnieniem jest więc możliwość korzystania z naszego biura przysłowiowe 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, a nie jedynie w godzinach pracy administracji budynku.