Pracownicy stanowią niezwykle istotną część firmy – bez nich żadne przedsiębiorstwo nie mogłoby sprawnie funkcjonować. Ich zatrudnienie jednak wiąże się z dopełnieniem szeregu formalności i dokonaniem rozmaitych rozliczeń z odpowiednimi podmiotami takimi jak urząd skarbowy oraz ZUS. Najlepszym rozwiązaniem jest zatem powierzenie kwestii związanych z kadrami płacami wykwalifikowanym do tego osobom.
Usługi biura rachunkowego
Przedsiębiorca zatrudniający w swojej firmie pracowników ma kilka możliwości w zakresie zarządzania kadrami i płacami. W niewielkich podmiotach może zajmować się tym sam pracodawca, ale pamiętać należy, że to pracochłonne zajęcie i poświęcony na nie czas mógłby zostać wykorzystany na prowadzenie właściwej działalności przedsiębiorstwa. Większość firm nie ma też na tyle skomplikowanej, by uzasadnione było tworzenie stanowiska, którego pracownik zajmie się właśnie sprawami pracowników i ich wynagrodzeń.
Duża część polskich przedsiębiorców korzysta z usług biura rachunkowego takiego jak Profit Polska w Warszawie nie tylko w zakresie księgowości i rozliczeń podatkowych, ale również w zakresie kadr i płac właśnie. Obsługa księgowa, czyli prowadzenie ewidencji operacji finansowej w formie właściwej dla danej firmy to podstawa usług biura rachunkowego, jednak wiele kwestii dotyczących funkcjonowania pracowników na gruncie firmy wiąże się z rachunkowością – obowiązkiem pracodawcy jest między innymi dostarczenie pracownikom odpowiednich deklaracji podatkowych, które muszą oni złożyć w urzędzie skarbowym.
Kadry i płace w biurze rachunkowym
Warto jednak odpowiedzieć sobie na pytanie, jakie dokładnie czynności obejmuje obsługa firm w zakresie zarządzania kadrami i płacami? W tej grupie usług leży przede wszystkim prowadzenie ewidencji pracowników, ich akt osobowych w zakresie wymaganym przez przepisy prawa pracy. Biuro rachunkowe może też prowadzić dla pracowników objętych ewidencją wszelkie sprawy wynikające ze stosunku pracy. Obsługa kadrowo-płacowa obejmuje ponadto:
- rejestrowanie i wyrejestrowywanie pracowników w ZUS;
- rejestrację zwolnień lekarskich;
- wprowadzanie, aktualizowanie i przechowywanie danych kadrowych;
- sporządzanie sprawozdań o zatrudnieniu;
- dokonywanie okresowych analiz wykorzystania czasu pracy;
- prowadzenie bieżącego archiwum akt osobowych pracowników;
- naliczanie wynagrodzeń na czas nieobecności w pracy;
- sporządzanie miesięcznych zestawień wynagrodzeń i informacji o odprowadzanych składkach;
- sporządzanie i wysyłanie miesięcznych deklaracji ZUS;
- sporządzanie miesięcznej deklaracji o wysokości zaliczki na podatek dochodowy od łącznej kwoty dokonywanych wypłat
- sporządzanie rocznej informacji o uzyskanych dochodach i zaliczkach na podatek dochodowy;
- dokonywanie rocznego rozliczenia podatku pracowników, którzy złożyli wymagane oświadczenie.
- wystawianie zaświadczeń o wynagrodzeniu pracowników.
Obecnie biura rachunkowe dane dotyczące kadr i płac zapisują w specjalistycznych systemach komputerowych, co zmniejsza ryzyko błędu w prowadzeniu dokumentacji.
